על פי הערכות, יותר מ-30 שעות עבודה בחודש ״מתבזבזות״ בפגישות - המחיר לארגונים? כ-400 מיליארד דולר בשנה. בעוד שהשוק מוצף בכלים שמנסים לייעל את העובד הבודד, מתוך מחשבה שכל עובד שמתייעל מייעל את הארגון כולו, הסטארטאפ הישראלי SynqUp (סינק-אפ) מציע להפוך את המשוואה ולבחון אותה מן הארגון אל הפרט, מה שמתאפשר כעת הודות להתפתחויות אחרונות ב-AI ובמודלי שפה.
SynqUp, שהוקמה על ידי יניב ניצן ומתן פרוטר, שני יזמים מנוסים עם רקורד של אקזיטים מוצלחים, לא מבקשת להחליף מערכות לניהול משימות, אלא למפות בזבוז זמן ארגוני שיטתי, לזהות דפוסים מזיקים - ולחולל שינוי כולל בפרודוקטיביות ברמת המערכת כולה. את זה היא רוצה להשיג באמצעות סוכני AI, שמסוגלים לפעול במקביל במוקדים שונים, לנתח תהליכים ולשפר תפוקות בזמן אמת.
החזון של המייסדים ברור וחד: לחסוך לעולם מיליארד שעות עבודה בשנה. "זה מטורף שארגון עם 1,000 עובדים מבזבז 20 מיליון דולר בשנה רק על פגישות - ואין לו שום דרך להבין מה באמת מתרחש ביומן שלו", אומר ניצן. "האם הפגישות הוכנו כמו שצריך? האם השתתפו האנשים הנכונים? האם יצא מהן משהו? לא ברור". לדבריו, דווקא כלים שמנסים לפתור את הבעיה ברמת המיקרו, כמו תיאום מהיר של פגישות, מחריפים את הבעיה, כי חיסכון של דקה לעובד אחד עלול לייצר גידול של 10% בכמות הפגישות - ולגרום לנזק מצטבר של מיליונים. "בסופו של דבר", מסביר ניצן, "אנשים לעתים מוכנים לבזבז שעה של מישהו אחר, רק כדי לחסוך לעצמם רגע".
מערכת שמייצרת רעש
על פי החברה, ריבוי פגישות, פיצול משימות והפרעות בלתי פוסקות פוגעים בעבודת עומק, מגבירים שחיקה ומרחיקים את העובדים מהמטרות שלשמן גויסו. לא מדובר בכשל של העובדים, אלא במערכת שמייצרת רעש תמידי, ללא רצף, תעדוף או מיקוד. מאז משבר הקורונה, חלה עלייה חדה במספר הפגישות ללא עלייה מקבילה בתפוקות. לפי ניתוח של Harvard Business Review שפורסם ב-CFO.com, מספר הפגישות מרחוק עלה ב-60% מאז 2020.
לדברי היזמים של סינק-אפ, במקום לפתור את הבעיה, רוב הארגונים מאמצים AI דווקא כעוזר או כלי שרת לביצוע משימות בפועל, בעוד שהבינה המלאכותית יכולה לשמש כמפקח שרואה אילו רעשי רקע אפשר להסיר כדי להתמקד בעיקר.
לפי הערכות, עובדים בארה״ב מבזבזים בממוצע 31 שעות בחודש על פגישות לא אפקטיביות. רק 11% מהפגישות נחשבות פרודוקטיביות. דוח של Microsoft מצא ש-68% מהעובדים מתקשים למצוא זמן רציף לעבודה, ו־57% מזמנם מושקע בתקשורת במקום בעשייה.
מה אפשר לעשות אחרת?
הפתרון של SynqUp הוא להתחבר ליומנים הארגוניים, לזהות תבניות - כמו פגישות ארוכות מדי, משתתפים לא רלוונטיים וימים עמוסים -מדי ולייצר להנהלה שקיפות ותובנות לגבי מוקדי הבעיה. בנוסף, סוכני AI עובדים מול כל עובד אישית כדי לעודד אותו לשפר ולבחון את נחיצות המשתתפים בישיבות ולבדוק האם הן דורשות שינוי לפי הנחיות החברה. לדברי החברה, ההמלצות נמסרות בשפה לא שיפוטית, ברגע הנכון, ומעוררות שיתוף פעולה - לא התנגדות.
לפי נתוני החברה, 40% מההמלצות של הכלי כבר מיושמות בפועל על ידי המשתמשים. בחברת EX.CO, שבה הוטמעה המערכת, נרשם חיסכון של 5.3 שעות לעובד בחודש; לקוח נוסף עם 1,000 עובדים מדד חיסכון שנתי של יותר ממיליון דולר, תוך עלייה מדידה בתפוקות צוותים.
"המשימה של SynqUp לא פשוטה", אומר אלכס שילמן, מומחה לכלכלה התנהגותית ושותף בקרן New Gate. "היא דורשת מהעובדים לשים את טובת הארגון מעל הנוחות האישית - מתוך הבנה שזה משתלם לכולם. זו בעיה התנהגותית קלאסית, ו-SynqUp מטפלת בה לפי מודלים של שינוי הרגלים". שלי שטיין-פארן, Chief of Staff ב-Fiverr, מוסיפה: "העבודה המשותפת עם SynqUp עוזרת לנו לבנות מודל של ניהול זמן יעיל - כזה שאנחנו שואפים אליו".
טעינו? נתקן! אם מצאתם טעות בכתבה, נשמח שתשתפו אותנו