בשיתוף rikotek
רכישת ציוד משרדי היא לא דבר מורכב, אך היא כן מחייבת הבנה בצרכי העובדים והמשרד מחד ובמכשור הקיים בשוק מאידך. למשל, כשניגשים לרכוש מחשב שישרת את העובדים בעת עבודתם במשרד, צריך לדעת להבין מה ההבדלים בין מחשב נייד לנייח ומדוע האופציה הראשונה טובה יותר מהשנייה, גם אם העובדים אמורים להשתמש במחשב אך ורק במשרד ולא לקחת אותו איתם הביתה או לכל מקום אחר.
חשוב להדגיש, ציוד משרדי מתחלק לכמה קטגוריות. מעבר לעובדה שהוא מתחלק על פי סוג המוצרים הרי שקיימת חלוקה גם על פי אופי ותדירות הקנייה:
קטגוריה ראשונה – ציוד משרדי שנרכש פעם אחת למשך תקופת זמן ממושכת. למשל, מחשב נייד, ריהוט משרדי, מגרסות, מדפסות, מכונת צילום ועוד.
קטגוריה שנייה – ציוד משרדי אשר יש צורך לרכוש מעת לעת. לדוגמא, נייר להדפסה, נייר לצילום, כלי כתיבה, קלסרים, דפדפות ועוד.
קטגוריה שלישית – ציוד משרדי המיועד לצרכים ספציפיים על פי סוג העבודה. לדוגמא, אנחנו יכולים למצוא פריטים המיועדים לגרפיקאים, מהנדסים, אדריכלים וגורמים אחרים. אלו פריטים שלא בהכרח ישמשו כל אחד.
איך רוכשים ציוד משרדי בצורה נכונה
כאמור, לא כל משרד צריך לרכוש קטלוג שלם של ציוד משרדי. אין בכך צורך ולא תהיה בכך תועלת, לא עבור העובדים במשרד ולא עבור תהליך העבודה במקום. על מנת לעשות שימוש נכון ורלוונטי בציוד, אזי שיש לבדוק מה בדיוק הצרכים של המשרד, על פי האפיון שלו, צריך לוודא מה יש ומה חסר, וכן מה אפשר לרכוש בידיעה שיום אחד ייעשה בכך שימוש. מאחר וציוד משרדי לא מתקלקל כל כך מהר, אזי שמומלץ הרבה פעמים לקנות כמות גדולה יותר ולאחסן את מה שנדרש במחסן. זה יכול לייצר חסכון בעלויות וגם יאפשר שימוש רציף ללא בעיה.
מעבר לכך, צריך לבדוק מה סוג ואיכות החומרים שהחנות או האתר בו מבקשים לקנות מציעים. למשל, אם רוכשים מחשב נייד, צריך לבדוק את המפרט הטכני שלו, מה הוא כולל וכיצד הוא יכול לשרת את עובדי המשרד בצורה אופטימאלית. בין אם זה מבחינת סוג מעבד, זיכרון, כרטיסי קול ומסך, דיסק קשיח ואפילו משקל המחשב.
מעבר לכך, צריך לבחון איזו אחריות מקבלים עבור המוצרים השונים, איזה שירות מקבלים מהחנות או מהאתר על פי הצורך, ואם מבצעים הזמנה אונליין אז תוך כמה זמן היא תגיע אל בית העסק. יש לוודא שהתהליכים מתבצעים כמה שיותר מהר, בשביל לאפשר לעובדים לבצע את עבודתם בצורה מהירה ויסודית, ללא עיכובים ודחיות.
בשיתוף rikotek
