מחקר חדש של מיקרוסופט, שהתפרסם השבוע, חושף מציאות מטרידה: יום העבודה המודרני הפך לכאוס דיגיטלי שמתפרש על פני 24 שעות ביממה, כאשר עובדים מקבלים התרעה בנושאי עבודה כל שתי דקות בממוצע ומתחילים לבדוק מיילים מייד כשהם פוקחים את העיניים בבוקר.
המחקר, המבוסס על טריליוני אותות אנונימיים שנאספו ממערכות Microsoft 365 ברחבי העולם, מגלה תמונה של עובדים הלוכדים במעגל אינסופי של מיילים, הודעות ופגישות. כך, למשל, לפי הנתונים, 40% מהעובדים שמחוברים למערכת בשעה 06:00 כבר עוסקים בסינון מיילים כדי לתעדף משימות להמשך היום.
עומס הולך וגובר
על פי נתוני מקירוסופט, עובד ממוצע מקבל 117 מיילים ביום - רובם נקראים תוך פחות מדקה. במקביל, עובד ממוצע מקבל 153 הודעות בצ'אטים קבוצתיים ביום, עלייה של 6% בהשוואה לשנה הקודמת. הנתונים מראים שבמהלך שעות העבודה המרכזיות, הזמן הממוצע בין הפרעה אחת לשנייה עומד על כשתי דקות בלבד.
במקביל, 57% מהפגישות נקבעות באופן ספונטני ללא הזמנה מוקדמת בלוח השנה, ואחת מכל 10 פגישות מתוזמנת ברגע האחרון.
הבעיה החמורה ביותר: שעות הפעילות הפורות ביותר ביום, בין 09:00 ל-11:00 ובין 13:00 ל-15:00, נתפסות לרוב על ידי פגישות. מדובר בשעות שבהן המחקרים מצביעים על שיא הריכוז והתפוקה, אך במקום עבודה שקטה ומרוכזת, העובדים נמצאים בשיחות ובפגישות.
העבודה לא נגמרת בערב
הנתונים חושפים מגמה מדאיגה נוספת: יום העבודה מתארך גם לשעות הערב. נרשמה עלייה של 16% במספר הפגישות שמתקיימות אחרי השעה 20:00 לעומת השנה הקודמת. עובד ממוצע שולח או מקבל יותר מ-50 הודעות מחוץ לשעות העבודה הרשמיות, וכשליש מהעובדים בודקים את תיבת הדוא"ל שלהם בסביבות השעה 22:00.
אפילו בסופי השבוע העובדים לא זוכים למנוחה: כמעט 20% מהעובדים בודקים מיילים כבר לפני הצהריים בימי המנוחה. עוד עולה מהנתונים, כי השימוש ב-Excel, Word ו-PowerPoint גובר בסופי השבוע, כי עובדים מצליחים לראשונה לפנות זמן לעבודה שקטה וממוקדת.
התוצאה: שליש מהעובדים מתקשים לעמוד בקצב העבודה האחרונות ו-48% מהעובדים מרגישים שעבודתם "מפוזרת וחסרת מיקוד".
הפתרון: סוכני AI כמנהלי זמן
ד"ר תומר סימון, המדען הראשי במיקרוסופט ישראל מחקר ופיתוח, מציע פתרון המבוסס על שינוי תפיסה ושימוש נכון בבינה מלאכותית. "יום העבודה הפך בשנים האחרונות לכאוטי", הוא מסביר. "העומס ממיילים, הודעות ופגישות צמצם את הזמן לעבודה מרוכזת ודחק את העבודה לשעות הבוקר המוקדמות, הערב ואפילו סופי השבוע".
לדברי סימון, בינה מלאכותית יכולה לשנות את המשוואה, אך זה מחייב שינוי גישה ברמה האישית וברמת הארגון. "עובדים צריכים להפוך למנהלי סוכני AI ולשלב עבודה חכמה, סדורה ואסטרטגית עם הכלים החדשים כדי לנהל את היום טוב יותר, לתעדף משימות ובעיקר כדי לפנות זמן לעבודה עמוקה", הוא אומר.
שלושה עקרונות לשינוי
לדברי סימון, המחקר מציע שלושה עקרונות מרכזיים לשינוי התפיסה: ראשית, הפעלת כלל ה-20/80 - התמקדות ב-20% עבודה שמביאה ל-80% מהתוצאות. בינה מלאכותית מאפשרת להפעיל סוכנים אוטומטיים לביצוע משימות בעלות ערך נמוך כמו פגישות סטטוס ודוחות שגרתיים.
שנית, עיצוב מבנה העבודה - מעבר ממבנים נוקשים לפי פונקציות ל"תרשים עבודה" גמיש ומבוסס תוצאות, שבו צוותים רזים מתגבשים סביב מטרה ומשתמשים ב-AI כדי להשלים פערי מיומנות.
שלישית, הפיכה למנהלי סוכנים - יצירת צוותים היברידיים של אדם וסוכני AI, המותאמים להסתגלות ויעילות מקסימלית.
לדבריו, המסקנה העולה מהמחקר ברורה: אימוץ טכנולוגיות AI לבד אינו מספיק. נדרש לאמץ תפיסת עולם חדשה שמאתגרת את השאלות הבסיסיות - כיצד מנוצל הזמן, איך העבודה מבוצעת ומה באמת מניע השפעה ותוצאות?
טעינו? נתקן! אם מצאתם טעות בכתבה, נשמח שתשתפו אותנו