איך לבחור מגשי אירוח שמותאמים לאופי ולתקציב של האירוע

בשיתוף תמרים

לפני שמסיימים את התכנון, כדאי להשוות בין תפריטים וסגנונות הגשה ולבחון דוגמאות של מגשי אירוח מומלצים בדיוק לאירוע כזה כדי לקבל מושג על גיוון המנות, הצגה ופורמט המציע פתרונות למגוון תקציבים.

איך להתאים מגשים לסוג האירוע

– כנסים מקצועיים: דגש על פינגר פוד איכותי שנאכל תוך כדי תנועה; מומלץ לכלול מנות חלביות וצמחוניות, וכן אלטרנטיבות ללא גלוטן.

– מפגשי נטוורקינג וקוקטייל: מנות בגודל ביס, קלה לאחיזה, עם הצגה עילית כדי לעודד תזוזה ותקשורת.

– אירועים משפחתיים: שילוב של מגשי בשרים חמים וקרים, סלטים עשירים וקינוחים ידידותיים לילדים.

– אירועי בוקר: דגש על מאפים טריים, גבינות, סלסים ומשקאות חמים; חשוב לדאוג לאופציות ממותקות ומלוחות במידה שווה.

– אירועים רשמיים: מנות מוקפדות ומעוצבות, עם שימת לב לפרזנטציה ולרעננות המרכיבים.

חישוב כמויות ותקציב — כללים פרקטיים

1. זהו את מספר המוזמנים האפקטיבי; תמיד תכננו לפי נוכחות משוערת ולא רק לפי רשימת הזמנות.
2. סוג ההגשה קובע כמות: לפינגר פוד — 6–10 פריטי ביס לאדם לשעת אירוח; לארוחה קלה — 350–500 גרם לאדם; לארוחה ישיבה מלאה — 600–800 גרם לאדם.
3. שקלו אחוז גיבוי של 10–15% למקרים של רעב רב או הגעה בלתי צפויה.
4. חלקו תקציב לקטגוריות: חלבון 40–50%, סלטים ותוספות 30–40%, קינוחים והגשה 10–20%.

התייחסות למגבלות תזונתיות ושיקולים בריאותיים

– הגדירו מראש אילו מנות יהיו נטולות גלוטן, ללא לקטוז וטבעוניות, וסמנו אותן בבירור על המגשים.

– חשבו על זיהום צולב כאשר מגישים מנות שדורשות התערבות: הפרידו סכום כלים לכל קטגוריה.

– בקשו מרכיבים חלופיים שמחזיקים בטעם ובמרקם (למשל, לחם ללא גלוטן עם מרקם דומה).

– ספקו פירוט מרכיבים כתוב כדי לאפשר לבעלי אלרגיות לבחור בביטחון.

הצגה והגשה: מה משנה את החוויה?

– מיקום המגשים צריך לאפשר תנועה חלקה: הניחו אותם לאורך פעימת העמדה או בצירי תנועה מרכזיים.

– השתמשו ברמות ובסטנדים שונים ליצירת עניין ויזואלי ולחיסכון במקום.

– תוויות קריאות עם שמות המנות והרכיבים עוזרות למוזמנים לבחור במהירות ומונעות עומס.

– הקפידו על כלי הגשה מספקים ונקיים, וכדאי להכין מערך לחימום או קירור לפי הצורך.

לוגיסטיקה ושירות:

– תאמו זמן הגעה מדויק של הספק כך שיכלו לפרוס הכל לפני כניסת האורחים.

– בדקו אפשרות לפינוי פסולת לאחר האירוע כשרות שירות נוסף.

– ודאו שיש גישה נוחה לחניה ונתיב לפריקת ציוד, במיוחד אם נדרשות יחידות קירור או מחממים.

– בקשו מפרטים כתובים על מדיניות ביטולים, תוספות ועלויות נסתרות.

טיפים מעשיים להזמנה חכמה של מגשי אירוח לאירוע

– הזמינו מגשים שונים בסגנון וכמות מתונה במקום מגש אחד ענק: גיוון מפחית בזבוז ומעלה את שביעות הרצון.

– צלמו או רשמו טעמי ניסיון לפני ההזמנה הגדולה; טעימות קטנות חוסכות טעויות.

– מנו אחראי מטעמכם על השגחה במהלך האירוע כדי לדאוג להוספת מגשים ולניהול תנועה.

– הכינו רשימת עדיפויות לשעת חירום: מנות מהירות להשלים, במקום שבו יש חוסר פתאומי.

בחירה מדודה של מגשי אירוח משפרת את החוויה הכוללת של האירוע ומפחיתה חוסר וודאות. תכנון מוקדם, תשומת לב להעדפות אורחים ולוגיסטיקה, ושילוב של מגוון במנות, יביאו לתוצאה שנכונה גם מבחינה תקציבית וגם מבחינת רווחת המוזמנים. חברות קייטרינג מוכרות יכולות להציע התאמות מקצועיות, אך ההחלטה הסופית נשארת במארגני האירוע — עם בחירה נכונה אפשר להבטיח אירוח חלק וטעים.

בשיתוף תמרים