הפקת אירועים פרטיים – מתי נכון לעשות את זה בבית וכיצד מארגנים אירוע בצורה נכונה

בשיתוף קייטרינג מרלו

לפעמים, אין מקום טוב יותר למפגשים קטנים מאשר חצר של בית, גג של חברים, אולם להשכרה. מהבחינה הזו לנו הישראלים ישנה הרבה תושיה ומקומות לא חסר. היום נדון בטיפים שמאפשרים אירוע מושלם בבית.. בין אם זו חתונה קטנה, ברית מילה, בר או בת מצווה, יום הולדת או יום נישואין, יעדיפו הרבה פעמים לערוך אותו בבית מאשר לשכור אולם או מקום חיצוני אחר בו הם יוכלו לערוך אותו.

אירוע ביתי מייצר יתרונות רבים, הן בשלבי התכנון והארגון והן בשלב הביצוע. יתרונות שלא ניתן להפיק תמיד באירועים הנערכים במקומות חיצוניים, גם אם מדובר במקום מושקע, יוקרתי וזוהר. עצם העובדה שמדובר בבית, מקום אותו המארגנים מכירים היטב ויודעים כיצד לנצל את היתרונות שלו, יכול לעזור להם לייצר אירוע ברמה גבוהה, גם אם הוא קטן וצנוע.

הפקת אירוע בבית – מתי זה משתלם?

הפקת אירוע בבית יכולה להשתלם במקרים הבאים:

• אם רוצים לייצר אירוע בצורה אינטימית וחמימה.
• כשרוצים לחסוך בעלויות ולהשתמש בתקציב בצורה חכמה וממוקדת.
• אם רוצים להימנע משימוש במקורות חיצוניים ומעדיפים לארגן הכל לבד.
• במידה ורוצים להימנע מסיטואציה בה האורחים נאלצים להגיע לאולם או לגן אירועים במקום מרוחק.

חשוב לציין, הפקת אירוע פרטי בבית אפשרית אם המקום מספיק גדול בשביל להכיל את כמות המזומנים וכן את כל מה שנדרש לאירוע. אם מדובר בבית קטן שלא יכול להכיל הרבה אורחים, אז באופן טבעי יהיה קשה לארגן בו אירוע פרטי. מנגד, אם מדובר בבית עם חצר או גינה גדולים, אז אפשר יהיה גם להשתמש בהם לצורך האירוע וגם לשלב בין שימוש בחלק הפנימי והחלק החיצוני.

הפקת אירוע – למה צריך לשים לב לפני שעורכים אירוע בלתי נשכח בבית?

בשלב ראשון, צריך להחליט כמה אורחים מתכוונים להזמין לאירוע בבית. בין אם זו חתונה ובין אם זה אירוע אחר, סביר להניח שהוא לא יכיל יותר מעשרות בודדים של אורחים. הכמות תשפיע על התכנון של האירוע.

בשלב שני, יש לבחון מה בדיוק נדרש בשביל לערוך את האירוע. למשל, האם רוצים להזמין שירותי קייטרינג ומאיזה סגנון או שמא מעדיפים להזמין שירותי הסעדה ממסעדה או שירותים ממקורות אחרים. יש לבחון האם רוצים וצריך להזמין תקליטן, מעצב ומפיק אירועים, וגורמים אחרים שיספקו שירות, לפני האירוע או במהלכו. למשל, כל מה שקשור לשירותי תאורה, הגברה ועוד.

בשלב שלישי, יש לבחון כיצד מסדרים את הבית לאירוע ואיך מייצרים מצב שהאורחים יוכלו להגיע אליו בצורה נוחה, ברכב פרטי או אחר. עבור אורחים המתכוונים להגיע ברכב פרטי, אזי שצריך למצוא מקום נוח ומסודר לחנייה. יש ליידע את השכנים אודות האירוע, בשביל שייקחו בחשבון את אי הנעימות שעלולה להיווצר.

בשלב רביעי, צריך להחליט האם רוצים לייצר קונספט מסוים לאירוע, מעבר לתוכן הכללי שלו (חתונה, יום הולדת וכדומה). הקונספט יכול להתבסס על רעיון, נושא, שימוש באמצעים ואביזרים. זה ידרוש הכנה מוקדמת.

הפקת אירועים פרטיים – האם משתלם להשתמש בשירותים של מפיקים?

אחת השאלות שאנשים המבקשים לארגן אירוע פרטי בבית שואלים את עצמם היא, האם נכון עבורם להשתמש בשירותים של מפיקי אירועים או שמא מדובר בשירות המיועד לאירועים גדולים ונוצצים, כאלה הנערכים באולמות או גני אירועים.

אין תשובה חד משמעית לכך, אך אנחנו נרצה להציג את היתרונות בהשכרת איש מקצוע, מפיק אירועים המתמחה בארגון והפקת אירועים קטנים, בפרט ביתיים.

יתרון ראשון, מפיק אירועים מכיר את התחום, יש לו ניסיון, ויודע כיצד לארגן אירוע קטן ככל שיהיה, בין אם הוא נערך בבית או במקום אחר. אומנם ישנם אירועים קטנים שרמת הקושי שלהם היא נמוכה. לכן, גם מי שאיננו מפיק אירועים יכול לארגן אותם. בכל זאת, עדיף להעסיק איש מקצוע שיכול לזהות קשיים ומכשולים ולהתגבר אליהם בקלות, יכול לחסוך זמן וכסף, לבצע פעולות שלכאורה נראות מסובכות בצורה מאוד פשוטה.

יתרון שני, מפיק אירועים קטנים עובד עם ספקים ואנשי מקצוע מתחומים שונים, כולל בתחום קייטרינג, צלמים, תקליטנים וגורמי מקצוע אחרים. הוא יכול לגייס אותם לאירוע ולהשתמש בהם במידת הצורך. לא פעם, זה אפילו יכול להקל על מארגני האירוע בהיבט הכלכלי.

למשל, כששוכרים שירותי קייטרינג לאירוע קטן אז צריך לשכור גם שולחנות וכסאות, צלחות וכוסות, סכום וכלי הגשה. מפיק אירועים מנוסה יכול לספק את הציוד הזה דרך ספקים איתם הוא עובד במחירים משתלמים.

יתרון שלישי, כשנעזרים בשירותיהם של אנשי מקצוע, דוגמא מפיקי אירועים, אז אפשר להתפנות ולהתעסק בדברים אחרים, כאלה הקשורים לאירוע או כאלה הקשורים לדברים אחרים. זו גם אחת הסיבות מדוע משתלם יותר להשתמש בשירותי קייטרינג ולא לבצע את תהליך הבישול לבד, אפילו אם מדובר באירוע פרטי מצומצם לכמות קטנה של אורחים.

יתרון רביעי, מפיק אירועים מנוסה, איכותי, יכול לייצר יתרונות ולהביא דברים יצירתיים ומקוריים, שלא תמיד חושבים עליהם ולא בהכרח מכירים. כך הופכים אירוע ביתי ליוצא דופן וממקסמים את האפשרויות הטמונות בו.

מצד שני, אין כמו אנשי מקצוע בשביל להבין בדיוק איך לעשות אופטימיזציה לאירוע בהתחשב במקום, ברצונות והשאיפות מהאירוע ולכן, פתרון אפשרי הוא למצוא חברות קייטרינג לאירועים קטנים המתמחות בהפקה המלאה של האירוע.

יש כאלו, שווה לבדוק ולדבר עם מנהלי האירועים של המומלצים. תתפלאו כמה דברים נמצאים בפרטים הקטנים. גם כשבוחרים קייטרינג בשרי לאירוע קטן

בהצלחה!

בשיתוף קייטרינג מרלו