הסוף להחזרות מוצרים בעסק “פלקור תוכנה” הפתרון למחסן שלך

בשיתוף פלקור תוכנה

חברת “פלקור תוכנה” שעובדת בעיקר עם חברות גדולות, פיתחה מערכת שמנגישה לעסקים קטנים את הידע שצברה במשך עשרות שנים בחברות גדולות – ובמחיר שטיפשי לסרב לו.

בראש החברה עומדים אלי סהר וגלעד גורדון. גורדון מפתח מערכות מידע כבר למעלה מ-35 שנה, ובנוסף משמש כיועץ מטעם משרד הכלכלה בתחומים מערכות מידע, תפעול ולוגיסטיקה. החברה פיתחה תחת הנחייתו מערכת שמתממשקת לאתר הסחר, והופכת את הליקוט וניהול המלאי לתהליך מדוייק, נטול טעויות ומהיר בהרבה.

מנסיונך עם בעלי עסקים קטנים, מהם הקשיים המרכזיים שלהם בניהול התפעול והלוגיסטיקה?

בעיה שנתקלתי בה שוב ושוב היא שעסקים קטנים התחילו עם כמות קטנה של הזמנות, וניהול ידני של התהליכים הספיק. אבל כאשר עוברים סף מסויים, של 20-30 הזמנות ביום, פשוט אי אפשר יותר לנהל את המלאי, ההזמנות ותהליכי הליקוט באופן ידני לחלוטין או בעזרת פתרונות בסיסיים כגון אקסל.
זה יוצר בעיות רבות כמו אובדן הזמנות, חוסרים או עודפים במלאי, זמני ליקוט ארוכים בגלל חוסר ארגון במחסן ואספקות שגויות ללקוחות. כתוצאה מכך נגרמים עיכובים באספקה, שגיאות ואובדן לקוחות.
הפתרון הוא להנהיג תהליכים ממוכנים ומנוהלים על בסיס טכנולוגיה חכמה שתייעל את כל שרשרת האספקה, משלב קבלת ההזמנה ועד המשלוח ללקוח.

מהן הטעויות הנפוצות ביותר שעסקים קטנים עושים בתחום הלוגיסטיקה והמשלוחים? האם באמת ניתן לתקן אותן במהירות ובעלות נמוכה?

לדעתי, שתי הטעויות הנפוצות ביותר שעסקים קטנים עושים הן:

1. טיפול ידני בהזמנות ובליקוט – רישום ידני מוביל לאובדן מידע, חוסר שליטה במלאי וטעויות אנוש רבות. המעבר לתוכנה אוטומטית יכול לחסוך זמן יקר ולמנוע טעויות.
2. אחסנה לא יעילה – סידור לא נכון של המלאי במחסן מוביל לבזבוז זמן יקר בליקוט מוצרים. יש לארגן את המחסן לפי קטגוריות ורמת ביקוש ולייעל את נתיבי התנועה.

בעבר נדרשה השקעה גדולה בפתרונות תוכנה, אך כיום ניתן להשתמש בתוכנות ענן זולות לניהול ההזמנות, ובמקביל לבצע סידור מחדש של המחסן תוך התבססות על נתוני ההזמנות. שיפורים אלה יכולים להתבצע תוך שבועות ספורים ובהשקעה כספית נמוכה.

.

אתה יכול לפרט? מה הבעיה בטיפול ידני?

קודם כל, ליקוט ידני הוא איטי ובלתי יעיל. מכיוון שההזמנה המודפסת מאורגנת לפי סדר אקראי של אתר הסחר, המלקט נאלץ לבזבז זמן רב על הליכה מיותרת בין המדפים השונים עד שהוא מאתר את כל המוצרים שנדרשים להזמנה. במקום תהליך ליקוט רציף ויעיל, הליקוט הידני מורכב מחיפושים חוזרים ונשנים אחר הפריטים השונים, דבר המאריך משמעותית את זמן הליקוט הכולל של כל הזמנה. כמובן שככל שיש יותר מוצרים בהזמנה, יש יותר הליכות מיותרות. יותר הליכה, יותר שעות עבודה. זה עד כדי כך פשוט…

יש בעיות נוספות?

בוודאי. כאשר הליקוט נעשה באופן ידני יש סיכוי גבוה לטעויות אנוש. מכיוון שהמלקט מסתמך על זיהוי ויזואלי בלבד של המוצרים, קיים סיכוי לא מבוטל שהוא יטעה וילקט מוצר שגוי או בכמות לא נכונה. בנוסף, כאשר המלקט מסמן ידנית על גבי ההזמנה המודפסת מה נלקח, קל מאוד לשכוח לסמן פריט מסוים. אלה טעויות שכיחות למדי בליקוט ידני, שעלולות לגרום לשליחת הזמנה שגויה ללקוח ולנזקים למוניטין העסק. חמור יותר, אם שלחנו מוצר לא נכון, נצטרך לשלוח על חשבוננו את המוצר הנכון, וזה כמובן יפגע ברווחיות של ההזמנה.

אתה יכול לתת דוגמא?

כן. ממש לאחרונה ביצענו הטמעה אצל חברה שמוכרת מוצרי קוסמטיקה. בין היתר ליפסטיק שמגיע בכ-30 גוונים שונים. כמובן שכל הליפסטיקים זהים לחלוטין במראה, ולכן קל מאוד (גורדון מדגיש את המילה “מאוד”) לטעות ולשים ליפסטיק בגוון שונה מהגוון בהזמנה. עכשיו, הלקוחה תבין את הטעות רק כשהיא תשתמש בליפסטיק, ואז כמובן שלא מדובר בהחלפה, אלא בשליחת ליפסטיק נוסף, כאשר החברה גם לא גובה כסף על המוצר הנוסף, וגם משלמת מכיסה את המשלוח הנוסף.

מה עוד?

הסתמכות על ליקוט ידני יוצרת תלות גבוהה בעובדים ספציפיים שכבר מכירים היטב את פריסת המחסן ומיקום המוצרים. עובדים חדשים מתקשים ללמוד את המיקום של עשרות או מאות מוצרים במחסן ללא מערכת תומכת. לכן, זמן ההכשרה שלהם ארוך בהרבה בהשוואה לעובדים ותיקים. גיוס עובדים חדשים הופך לאתגר גדול יותר ויש תלות רבה בשמירה על העובדים הקיימים.

ראינו את זה גם בקורונה כשעובדי מחסן היו בבידוד, וגם לאחרונה, כאשר בעקבות המלחמה עובדי מחסן גוייסו למילואים. כאשר נקלט עובד חדש, עקומת הלימוד שלו היתה ארוכה ביותר, ואחוז ההזמנות השגויות זינק באחוזים מטורפים, בחלק מהעסקים זה הגיע ל-100% ואפילו יותר.

מאה אחוז טעויות???

לא (גורדון צוחק), 100% גידול בטעויות. בעסקים שקודם אחוז הטעויות עמד על 5%-10%, זה הגיע ל-15%-20%. היה יום אחד שלא פחות מ-30% מההזמנות היו שגויות, אבל לבעל העסק לא היתה ברירה אלא להמשיך עם אותו עובד כי פשוט לא היה מישהו אחר.

בעיה נוספת היא, שכאשר העבודה מתבצעת ידנית, קשה מאוד ואפילו בלתי אפשרי לנתח מי עובד טוב ומי לא. מי מלקט מהר ומי לאט. מי מבצע טעויות רבות ומי לא. אנחנו יכולים לנסות לעקוב, אבל זה מאוד לא מדוייק אם אין נתונים חד משמעיים. חוסר בנתונים פוגע ביכולת לנהל נכון את עובדי המחסן, לזהות בעיות, ולייעל את התהליכים. מערכת ממוחשבת יכולה לספק נתונים אמינים ושימושיים לשיפור הביצועים.

אני מתחילה להבין את הבעייתיות בליקוט ידני…

זה לא רק הליקוט הידני. תארי לעצמך את הסיטואציה הבאה. המלקט מקבל הזמנה עם 4 מוצרים, ובמוצר השלישי הוא מגלה שהמוצר חסר במלאי, ובעצם הוא לא יכול לסיים את הליקוט של ההזמנה. בינתיים יש לו עוד 15 הזמנות שממתינות לליקוט. אולי הפריט הספציפי הזה לא נמצא באף הזמנה נוספת, אבל אם הוא כן נמצא, אז בכל הזמנה כזאת המלקט יתחיל את הליקוט, וייתקע באמצע. שוב, בזבוז זמן עצום.

דיברת בעיקר על בעיות בליקוט, אבל קודם אמרת משהו על סידור המחסן. תוכל להרחיב על זה?

כמובן. שוב, צריך לזכור שבהתחלה, העסק מקבל מעט מאוד הזמנות ביום, ואין לו בעיה ללקט אותן. הבעיה מתחילה כאשר עוברים סף מסויים של 20-30 הזמנות ביום.

מרבית בעלי העסקים מסדרים את המוצרים פיזית במחסן בסדר אקראי כלשהו, שנקבע מתישהו בתחילת הדרך והתקבע.

כאשר המוצרים מאוחסנים ללא סדר לוגי וללא התחשבות ברמת הביקוש שלהם, המלקטים מבזבזים זמן רב על תנועה מיותרת בין המדפים בחיפוש אחר הפריטים הנדרשים. על מנת לייעל את הליקוט, חשוב לארגן את המחסן לפי קטגוריות מוצרים ורמת הביקוש שלהם, כאשר המוצרים הנמכרים ביותר ימוקמו בנגישות הגבוהה ביותר.

אוקיי, הבנתי את הבעיות שיש בליקוט ידני ובמחסן שמסודר לא נכון. איך בעצם אתם פותרים את הבעיות?

הפתרון שלנו בנוי מ-3 שלבים: שלב ראשון – ביקור במחסן של העסק ובדיקה אם הוא עומד בתנאי סף לבצע את השינוי. שלב שני – הטמעת מערכת ליקוט בעזרת מסופון. ושלב שלישי – סידור מחדש של המחסן.

מה תנאי הסף מבחינתכם?

קודם כל, הפתרון שלנו מתאים לעסקים שיש להם 50 פריטים או יותר, שכל הפריטים מבורקדים (על כל פריט יש מדבקת ברקוד), שמקבלים לפחות 20 הזמנות ביום, ולאתר האון ליין שלהם יש API. את זה אנחנו מבררים כבר בשיחה הראשונית.

מעבר לזה, אנחנו מבקרים במחסן כדי להתרשם מרמת הניהול. אנחנו רוצים להתרשם מגודל המחסן, לראות שהסחורה ממודפת, להבין את תהליך קליטת המלאי למחסן ואת התהליך הנוכחי של טיפול בהזמנה. זה שלב קריטי להצלחת ההטמעה בהמשך.

.

אוקיי, ובהנחה שהעסק עומד בתנאי הסף, מה השלב הבא?

בשלב הבא אנחנו יוצרים קשר עם החברה שבנתה את אתר הסחר, מקבלים מהם פרטי גישה, שולפים את קטלוג הפריטים ואת ההזמנות האחרונות, ומבצעים התאמה לעסק הספציפי. השלב הזה לוקח מספר ימים, בהתאם למידת שיתוף הפעולה של בוני אתר הסחר, ואחרי מספר ימים אנחנו מגיעים לבצע פיילוט והדרכה, ולמעשה מכאן הכדור עובד לעסק.

זהו? פגישת הדרכה אחת?

כן, ואני אגלה לך שבדרך כלל לא נדרשות יותר משעתיים. המערכת היא סופר אינטואיטיבית, ומאוד-מאוד קלה לשימוש.

טוב, סיקרנת… איך זה שמשהו כל כך פשוט מביא תוצאות כל כך טובות כל כך מהר?

קודם כל, כמו שכבר ציינתי, המפתח להצלחה הוא שלכל הפריטים יש מדבקות ברקוד.

ברגע שעוברים ללקט בעזרת מסופון קורא ברקודים, המסופון מאמת באופן אוטומטי שהפריט הנכון נלקח בכל שלב של תהליך הליקוט. על ידי סריקה של ברקוד המוצר בעת הליקוט, המערכת יכולה לוודא גם שהמלקט ליקט את אותו פריט שהלקוח הזמין, וגם שהכמות המלוקטת מתאימה לכמות בהזמנה. זה מונע טעויות אנוש שכיחות בזיהוי של מוצרים “לפי העין” ומפחית אותן לאפס, כבר ביום הראשון לעבודה עם מסופון.

נשמע מעולה, אז בעצם, ממש תוך כמה ימים אתם מגיעים ליעד שלכם?

חכי, (מחייך) זה רק השלב של מניעת טעויות. יש גם את נושא קיצור זמן ליקוט. המערכת יודעת היכן נמצא כל מוצר במחסן, וממיינת את ההזמנה בהתאם. זה מאפשר למלקט ללקט את הפריטים בצורה אופטימלית על ידי יצירת מסלול הליכה יעיל במחסן בהתבסס על מיקום הפריטים, תוך הימנעות מהליכות מיותרות בין המדפים.

ומה קורה אם פריט מסויים חסר על המדף?

שאלה מצויינת! כאשר המלקט מגיע למקום שבו אמור להימצא פריט מסוים על פי הזמנה, והפריט אינו שם, המלקט יכול לדווח במסופון שהפריט אינו במלאי, ואז באופן אוטומטי כל ההזמנות שבהן יש את הפריט הזה מסומנות באופן אוטומטי כך שהמלקט יודע שאין טעם ללקט אותן.

במצב זה, אם ניתן להשלים את המלאי במהירות עושים זאת, ואז מסמנים שהפריט חזר למלאי וכל ההזמנות הופכות שוב ל-“זמינות לליקוט”, או ששירות הלקוחות יודע לאיזה לקוחות להתקשר ולהציע להם מוצר חליפי.

ממש נשמע שחשבתם על הכל.

למרות שהייתי שמח לקחת קרדיט, בעצם הוא מגיע ללקוחות שלנו, שיחד איתם למדנו מה הצרכים של עסקים קטנים.

יש למערכת יתרונות נוספים. קודם כל, גם עובד חדש שכלל לא מכיר את המוצרים יכול ללקט ביעילות מירבית כבר ביום העבודה הראשון שלו. זה באמת מדהים, כי בעבר נדרש זמן רב לשנן מה נמצא איפה.

יתרון נוסף הוא, שניתן לעקוב ולתעד במדויק אחר מהירות הליקוט של כל מלקט. למעשה, אנחנו יודעים לא רק כמה הזמנות, שורות, ומוצרים ליקט כל עובד ובאיזה קצב, אנחנו יודעים גם כמה הפסקות הוא עושה ומתי, ומכיוון שהעובדים יודעים שמנטרים את עבודתם, הם מחפפים פחות.

יש למערכת יתרונות נוספים, אבל אני מעדיף לשמור כמה הפתעות לסוף (מחייך שוב)

.

אני מתארת לעצמי שבעלי עסקים קטנים קצת חוששים להחליף תהליך ידני בתהליך ממוחשב…

את צודקת כמובן, אבל החשש הזה לחלוטין לא מוצדק! בעצם, שני הדברים העיקריים שמרתיעים בעלי עסקים הם קודם כל שהצוות יתקשה להתמודד עם מערכת טכנולוגית, ושנית ששינוי נוהלי העבודה דווקא יפגע בתפוקה בהתחלה, עד שהמערכת תתייצב.

בפועל, מה שקורה הוא שהצוות מסתגל למערכת תוך שעות ספורות. צריך לזכור שהיום לכל אחד יש טלפון סלולרי בכיס, ותכלס המסופון שאנחנו מדברים עליו הוא פשוט מכשיר מבוסס אנדרואיד, ככה שההסתגלות אליו היא מיידית.

.

לגבי שינוי נוהלי עבודה, נכון שנדרש לאמץ הרגלי עבודה שונים, אך בסופו של דבר ה-workflow הבסיסי לא משתנה. פשוט במקום להדפיס דפים וללכת ללקט את המוצרים בסדר אקראי, המלקט לוקח את המסופון, נכנס להזמנה הראשונה ברשימה, והולך ללקט לפי סדר ההליכה הקצר ביותר.

ואני מניחה שחשש נוסף הוא המחיר

את לא טועה, אבל כאן אולי הבשורה הגדולה ביותר לבעלי עסקים קטנים. המערכת מתומחרת בעלות חודשית נמוכה ביותר, ובהתחייבות ל-6 חודשים בלבד. אני לא אגזים ואגיד שאנחנו מפסידים על המערכת, אבל הרווח שלנו צנוע ביותר, ובכל מקרה זניח ביחס לערך שהוא נותן ללקוח.

אתם פשוט פילנתרופים?

(צוחק) לא, ממש לא. אנחנו עובדים עם חברות גדולות ומרוויחים יפה, אבל בחברות גדולות אין לנו קשר אישי עם האנשים שמשתמשים במערכות שלנו. בעסקים קטנים, לעומת זאת, יש קשר אישי עם בעל העסק, עם מנהל המחסן, ואפילו עם המלקט, וזה פשוט עושה לנו טוב בנשמה.

גם הלקוחות מפרגנים
מיטל, מנהלת הדיגיטל ברשת אפריל בשנת 2019, סיפרה לנו על המציאות לפני הטמעת המערכת: “לפני הטמעת המערכת היינו צריכים לבצע באופן ידני את רוב הפעולות התפעוליות של המחסן, אם זה הדפסת הזמנות פר הזמנה עד להדפסת מדבקות לחברת שליחויות מה שגזל זמן, עבודה, אנרגיות מיותרות והרבה תסכול.
במערכת הישנה לא הייתה ביקורת ותיעוד מסודר של חוסרים במלאים של ההזמנות ובמלאי האתר.
בנוסף, אספקת ההזמנות עם החוסרים ללקוחות לקחה הרבה יותר זמן מהצפוי מכיוון שלא הייתה מערכת אשר תבצע מעקב באופן מסודר ומנוטר.”

איך התנהלה הטמעת המערכת?
אנחנו עובדים עם גלעד כבר יותר מ-20 שנה, ומכירים את השירות שלו. גלעד והצוות שלו פיתחו את המערכת “מאחורי הקלעים” ומספר שבועות לפני שופינג אייאל 2019 התחלנו בהשקה שכללה ליקוט ממוחשב ובנוסף גם הדפסת הזמנות ומדבקות לשליחויות באופן אוטומטי וסנכרון המערכות השונות, ניטור הזמנות חסרות במלאי ואת סטטוס המלאים שלהם. ההשקה עברה בצורה חלקה, כאשר תירגלנו כל יום על כ-20 הזמנות, כך שנתקלנו בכל מיני “מקרי קצה”, שבהם הצוות של גלעד טיפל מיידית.

והתוצאה תאמה את הציפיות?
הרבה יותר! בשופינג אייאל 2019 הגדלנו את יכולת הספקת החבילות ללקוחות בכמעט פי שניים משנה שעברה מה שהוביל לירידה משמעותית בביטול ההזמנות בשל עיכוב בהגעת החבילה אל הלקוח, שכלול עבודת המחסן והאתר וייעול עדכון הלקוחות בזמן אמת על סטטוס החבילה שלהם כולל אספקה מהירה של החבילות לחברת השליחויות. מעבר לזה, המערכת החדשה הובילה להעלאה ביעילות העבודה, הוצאת הזמנות ללקוחות בזמן, יכולת ניהול מלאים והזמנות נכונה ופשוטה מה שהוביל לשביעות רצון של הלקוחות, מנהלי האתר, מחלקת שירות לקוחות ולא פחות חשוב – עובדי המחסן.

אז אני מבינה שאת ממליצה…
וואו! לגמרי ממליצה. אנחנו עובדים היום הרבה יותר מסודר, נתקלים הרבה פחות בבעיות של חוסר מלאי, רוב ההזמנות נשלחות ללקוחות כבר ביום של ההזמנה, והכי חשוב – יש לנו פחות מחצי אחוז של טעויות בליקוט. לא רק שזה מאוד שיפר את העבודה במחסן, זה גם הוריד המון לחץ מהשירות לקוחות שלנו ומהנהלת חשבונות, שכמעט אין לה יותר התעסקות עם ביטולי עיסקות וזיכויים.

גלעד, אם בעל בעל עסק קורא את הראיון הזה ומעוניין לבדוק אם הפתרון מתאים לו, כיצד הוא יכול להתקדם?

אני ממליץ בחום לכל בעל עסק קטן ששיש לו קשיים בתפעול הלוגיסטי לפנות אלינו לשיחת התאמה ראשונית ללא עלות. בשיחה נברר מהם האתגרים הלוגיסטיים של העסק, ונוכל להמליץ האם הפתרון שלנו מתאים לצרכים שלו. הדרך הפשוטה ביותר היא לגלוש לכתובת   https://calendly.com/falkor/phone  ולתאם שיחה טלפונית או בזום.

בשיתוף פלקור תוכנה