בשיתוף Top level bookkeeping.IL
הנהלת חשבונות זמינה, מסוגלת לספק לפחות 90% מהמידע הנדרש כמו: חובות של לקוחות, התחייבויות לספקים, מצב דיווחי מוסדות, חובות וזכויות עובדים, מע”מ תשומות שנצבר לקיזוז, וכמובן מצב רווח או הפסד של החברה. זה מאפשר לערוך דוחות כספיים תקופתיים, ללא חשש מעיוותים.
נפגשנו עם אולגה שטורקו הבעלים של Top level bookkeeping.IL שהפך למותג בתחום הנהלת החשבונות. אולגה מנה”ח מדופלמת, בעלת MBA בכלכלת עסקים, בנקאות ומימון מאוניברסיטת בר אילן, מי שעבדה בתחום הנהלת החשבנות כשכירה יותר מ-20 שנה, מי שבנתה מחלקות הנהלת חשבונות ב-5 חברות שונות, ניהלה צוותים של מנהלי חשבונות וחשבי השכר, כדי לשמוע ממנה יותר על חשיבותה של מחלקת הנהלת חשבונות בתוך בית העסק.
ספרי לנו אולגה, למה מומלץ להקים מחלקת הנהלת חשבונות “אין האוס”, במקום לקבל שירותי הנהלת חשבונות ממיקור חוץ, או כמו שרובינו מכנים זאת, שירותי “אאוטסורסינג”?
“חייבת לומר שקלעת עם החץ בדיוק למרכז המטרה, זה בדיוק מה שאנחנו עושים. נותנים שירות לעסקים שרוצים להעביר הנה”ח מניהול חיצוני לניהול מתוך העסק. כמו כן אנחנו משפרים ו”מבריאים” הנהלת חשבונות קיימת וגם בונים מחלקות הנהלת החשבונות מאפס בעסקים חדשים.
.
הצורך במעבר של הנהלת חשבונות מניהול חיצוני לניהול “אין האוס” מושפע מגודל העסק ומורכבות התהליכים הפיננסיים שלו.
ככלל עסקים חדשים מעדיפים למסור את ניהול החשבונות לגורם חיצוני ובכך לפטור את עצמם מהתעסקות במה שנחשב “הכרחי לעסק אך לא הכי חשוב”. אם בתחילת הדרך טיפול בהנה”ח באמצעות גורם חיצוני נועד כדי לחסוך זמן, כסף ומתוך כוונה להשתמש בידע ובניסיון הרלוונטי של המשרד החיצוני, אז ככל שהעסק גדל והופך למורכב יותר, ניהול החשבונות החיצוני הופך לפחות מתאים. לצערי, ברב המקרים, בעלי עסקים עסוקים בעיקר בלפתח את העסק ופחות מתייחסים למה שקורה בהנהלת החשבונות שלהם, הם סומכים על המשרד החיצוני שיתריע על הבעיה בזמן. עם הזמן המשרד החיצוני משקיע יותר ויותר שעות בניהול התיק של העסק ובמקרים רבים הרווחיות של התיק נפגעת. כדי לא “לעורר מתים” יש משרדים שבמקום לבקש תוספת שכ”ט (מהלך שעלול להוביל לעזיבת הלקוח) מתחילים לצמצם את כמות שעות העבודה המושקעות בהנה”ח של העסק, במקום להוסיף שעות, כתוצאה מכך מתחילים להיווצר פערים, בעיות בדיווחי מוסדות ומכאן נסללת הדרך לקנסות, עיקולים וביקורות. נתקלתי לא מעט במצבי הזנחה קשים בניהול החשבונות הנובעים מכך שהעסק והמשרד החיצוני לא נפרדו בזמן.
בנקודה הזאת, אני ו-Top level bookkeeping.IL נכנסים לתמונה.
במקרה של הנהלת חשבונות שנעשית באאוטסורסינג, אנחנו בוחנים את שיטות ניהול החשבונות שנעשו על ידי המשרד החיצוני, בודקים האם התוכנה הקיימת של הנה”ח או/ו חישובי השכר משרתת את צרכי העסק או שצריך להחליפה בעת המעבר ל”אין האוס”. במידה ויוחלט להחליף את התוכנה, נבחר ספק שרות מדויק ומשתלם, ננהל אתו מו”מ ואת ההצעה שנקבל נגיש לאישור של בעל התפקיד הרלוונטי בעסק ואז נקדם את התהליך עד עליית התוכנה לאוויר באופן מלא ומשם נעבור להדרכת הצוות בשיטות העבודה. נייצר סנכרון ונבנה צוות הנהלת חשבונות מיומן שימשיך לבצע את העבודה השוטפת.
האג’נדה שלנו ב- Top level bookkeeping.IL היא: לגרום לכל בית העסק להבין את החשיבות הרבה שיש להנהלת חשבונות מקצועית כדי להוביל להצלחתו.
איפה נמצאים הכשלים?
כאשר מתעוררים קשיים יש נטייה להאשים את מנהלי החשבונות. חשוב להבין כי ברב המצבים מדובר במנהלי חשבונות טובים ומסורים שעובדים מעבר לשעות העבודה המקובלות, אך במקביל לעבודה השוטפת מתקשים להשקיע זמן נוסף באבחון וטיפול בנקודות החולשה שגורמות לפיגורים. המצב הלא בריא הזה לא יכול להימשך לאורך הזמן כי בסופו של דבר הסיכון הוא שכוח אדם איכותי יעזוב. אנחנו מציעים תהליך הבראה לעסק וניגשים לפתרון עם “ראש נקי” משיקולים זרים שלפעמים קיימים כאשר מדובר ביחסי עובד-מעביד. התפקיד שלנו הוא לפתור את הבעיה ,לייעל את המערכת ואז לצאת מהתמונה. בהמשך נעשה רק תחזוקה שוטפת שכוללת ביקור בעסק בתדירות ולתקופה שאנו מסכמים עם הלקוח שלנו .
את יכולה להרחיב בעניין הזה? מה כוונתך במשפט כשהעסק שלכם יוצא מהתמונה?
בכל עסק בו עבדתי, בין אם מדובר בניהול “אין האוס” או בבניית הנהלת חשבונות מאפס, הוטמעו והתקבעו שיטות עבודה שלי לאורך שנים, גם אחרי שסיימתי את עבודתי בחברות האלה.
ליבת העשייה שלי היא בניית מחלקות הנהלת חשבונות עצמאיות שימשיכו לתפקד גם אחרי שאפסיק ללוות את העסק.
מתי הבנת שאת רוצה לצאת לעצמאות?
בתפקידי כשכירה אחרי שבניתי/שיפרתי מחלקות הנה”ח, נשארתי לעבוד עוד כמה שנים עם המערכת שבניתי ולנהל את הצוותים שגייסתי והכשרתי. תמיד חיפשתי מה עוד ניתן לשפר ואיזה חידושים טכנולוגיים ניתן להביא לתחום ניהול הכספים. תהליך ההתפתחות הוא אינסופי מבחינתי, אני מאוד נהנית ממנו וזו הסיבה שהחלטתי להפנות את תשומת ליבי לעסקים רבים שזקוקים לתמיכה.
יכולה לספר בקצרה על תהליך העבודה שלכם בעסקים?
בשמחה!
העבודה שלנו בנויה מ-4 השלבים העיקריים:
שלב ה-1 :
הכרות עם העסק, עם שיטות ניהול החשבונות, התוכנות הקיימות, ארכוב מסמכים, דרישות לדיווח מוסדות ועוד.
שלב ה-2:
אבחון נקודות חולשה הקיימות בתחום הנהלת החשבונות או במקרה של עסק חדש נקודות אשר עלולות להפריע לתפקוד התקין.
שלב ה-3:
בניית תוכנית עבודה בהתאמה אישית לעסק.
שלב ה-4: הוצאה לפועל של תוכנית העבודה בשיתוף פעולה מלא עם מחלקת הכספים בכלל וצוות הנהלת החשבונות בפרט, ברגע ששיטות העבודה מוטמעות, -Top level bookkeeping.IL מסיימים את הפרויקט ויוצאים מהתמונה.
חשוב לציין כי היקף העבודה שלנו משתנה ומותאם באופן ספציפי לכל עסק.
הרעיון המרכזי הוא שבזמן ביצוע הפרויקט, הצוות הפנימי ימשיך בשגרת העבודה השוטפת שלו. עם התקדמות הפרויקט, כאשר תידרש מהצוות הכרות עם השינויים שהכנסנו לעסק שמטרתם הקלה בעומס והגברת הזמינות והדיוק בהנהלת החשבונות, הוא יכנס לתמונה באופן מלא ויעבוד עם השיטות החדשות.
תקשורת טובה מאוד חשובה לי. היחס חיובי, הכבוד והערכה מתוך רצון ליצור מוטיבציה בין העובדים- זו הדרך למנוע תחלופת עובדים.
אני מדברת על זה המון בערוצים של Top level bookkeeping.IL בפייסבוק, יוטיוב ואינסטגרם ומפרסמת פוסטים, כתבות, מאמרים מקוריים הפונים למנהלי חשבונות וחשבי השכר, ונותנים להם נקודת מבט נוספת בחיפוש אחרי הפתרונות בעבודה היום-יומית שלהם. הקמתי קהילה תומכת בקידום המעמד של מנהלי החשבונות בארץ.
מה הטיפים שלך לבעל עסק מדשדש?
- לפני הכל, הבנה לעומק- זה לא העיקר למכור או לתת שירות. חשוב לתת תשומת לב למה שקורה פנימה, לעובדים ולתהליכים, אחרת- התוצאה עלולה להיות הרסנית. בעיות מול מוסדות בהגשת הדוחות: מס הכנסה, מע”מ, ביטוח לאומי. בנוסף, תביעות מצד העובדים על הפרת דיני עבודה אשר עלולות לנבוע מבעיות בתוכנה כי אין מי ששם לב אליהן.
- כאשר הנהלת החשבונות אינה מספקת תמונה נכונה על המצב של העסק, ייתכן שההחלטות הניהוליות תהיינה מעוותות
- חשוב להיות מנהיג ולא בוס: להקשיב, לתמוך, לתת ביקורת בונה, לשמוח על הצלחת העובדים, לתרום ידע ולקחת אחראיות.
לסיום:
להשקיע במערך הנהלת חשבונות תקין זו אחת המשימות שכל בית עסק חייב ולא רק בגלל חוק ניהול הספרים אלא גם מטעם העסק. על בעל העסק מוטלת החובה לקבל מהנהלת החשבונות מידע נכון וזמין בכל עת, זה הבסיס להצלחה. לא משנה באיזה שלב העסק שלך נמצא, חשוב שתהיה עין בוחנת. לאף עסק אין פריבילגיה להזניח את הנהלת החשבונות שלו.
בעלי העסקים, אל תחפשו עד אין סוף ONE MAN SHOW, שכיר גיבור על שיעשה זאת עבורכם, כי גיבורי על אין בנמצא והעסק שלכם חייב לתפקד היום, ועכשיו.
אנחנו, Top level bookkeeping.IL, כאן למענכם במשימה הזאת
פרטי התקשרות:
Facebook: Top level bookkeeping.IL
בשיתוף Top level bookkeeping.IL