30 שניות והמסמכים חתומים – מינימום ניירת במקסימום יעילות
נמאס לכם להתעסק עם ניירת במשרד או במחלקה? מחפשים פתרון יותר מתקדם ויותר מתאים לעשור השלישי של המאה הנוכחית? אם כן, כדאי שתכירו את מערכות החתימה הדיגיטליות שכבר פועלות במרץ במגזרי המשק השונים, המאפשרות לחתום בשיא המהירות על מסמכים ובלי שום ניירת
Your browser doesn’t support HTML5 audio
בשיתוף Easydoc
אומרים שלום לנייר
בארגונים ועסקים רבים כבר הצטרפו על המגמה הנפרדת לשלום מהניירת, למשל באמצעות הוצאת חשבוניות ירוקות, קבלת חשבוניות למייל, קבלת תשלומים באפליקציות למיניהן, שימוש בארכיונים דיגיטליים וכדומה. אחד הפיתוחים היותר משמעותיים בתחום הוא מערכות חתימה דיגיטליות, המייתרות למעשה את השימוש בניירת בשורה ארוכה של פרוצדורות. מדובר במערכות הממירות תוך שניות ספורות מסמכים שמעלים אליהן בוורד או PDF, וגם ניתן לשכפל באמצעותן טפסים קיימים או ליצור טפסים בלי מסמכים בכלל כמו בגוגל פורמס.
יתרון ראשון של מערכות אלו הוא המהירות. אם ניקח למשל עובד שצריך לחתום על טופס 101 פיזי רגיל, הרי שעליו לסור אל מחלקת משאבי אנוש או לקבל את המסמך במייל, להדפיס אותו, למלא אותו ולחתום עליו, לסרוק שוב ולשלוח או למסור ידנית במחלקה, שם מתייקים את הטופס בתיק העובד שלו. לעומת זאת, עם מערכתחתימה דיגיטלית על מסמכיםאין צורך בכל התהליך הזה. המערכת ממירה את טופס 101 או כל טופס אחר לדיגיטלי תוך כמה שניות, העובד מקבל אותו לנייד או למחשב בקישור, ממלא אותו וחותם עליו אונליין, ומכאן הטופס חוזר אל תיק עובד דיגיטלי שכבר נפתח לו. אכן, עם מערכת כזו חתימה על מסמכים יכולה להתבצע תוך חצי דקה ופחות, בלי שום תלות במשרד וניירת, במיקום הגיאוגרפי או בזמן.
ויש לזה עוד יתרונות…
נייר הוא המצאה מצוינת, אבל לא מושלמת. למשל, ניירות עולים כסף לעסק וכך גם ציוד משרדי נלווה כמו דיו, טונרים ומדפסות, ואילו חתימה דיגיטלית על מסכים מייתרת אותם. בנוסף, ניירות נוטים להיאבד, להתקמט, להירטב, להיות מתויקים במקומות לא נכונים, ושלא לדבר על מילוי שגוי של טפסים. לעומת זאת, טפסים דיגיטליים מספקים רמה גבוהה של אבטחה ומקטינים למינימום טעויות אנוש, שכן המערכת מנחה למילוי נכון של השדות וגם מאפשרת הוספת מסמכים – למשל על ידי צילום במצלמת הסמארטפון. מעבר לכך, ניירות גם פוגעים בסביבה עקב כריתת יערות ופליטת מזהמים בתהליכי הכריתה, הייצור והשינוע, כך שעסק העובר לטפסים דיגיטליים תורם לאיכות הסביבה ונהנה מתדמית מתקדמת וירוקה.
מה מערכת חתימה דיגיטלית יודעת לעשות
מערכת חתימה דיגיטלית לא רק חוסכת בניירת. נכון, היא מחליפה את המסמכים הפיזיים הרגילים במסמכים מקוונים, ולכך יש יתרונות רבים ברמת הסדר והארגון, רמת האבטחה, מניעה של טעויות אנוש, וכל היתרונות שדיברנו עליהם לעיל – החל בהגברת הזמינות ושביעות הרצון של כל המעורבים ועד לחיסכון בשעות עבודה ובהוצאות. יחד עם זאת, חשוב להבין כי המערכת לא רק ממירה את אותם מסמכים מקוריים למסמכים דיגיטליים, אלא יודעת לעשות עוד מגוון פעולות אפקטיביות.
כך למשל, עם המערכת גם אפשר לשכפל טפסים קיימים כמו חוזים, או ליצור טפסים חדשים מבוססי PDF, או ליצור טפסים בלי מסמך בכלל בדומה לגוגל פורמס. בנוסף, נניח שמי שמשתמש בה היא מחלקת משאבי אנוש בחברה גדולה, הצריכה לשלוח במועדים רבים טפסים מגוונים לעובדים. במקרה כזה ניתן להגדיר במערכת מראש זמנים לשליחה אוטומטית של הטופס לעובד מסוים או לכמות גדולה של עובדים. כמו כן, ניתן לבקש מהמערכת לתת התראות לזמנים למשלוח טפסים לעובדים. כמובן שאפשר להשתמש בפונקציות האלו לא רק לצורך תקשורת מול עובדים אלא לכל צורך אחר.
או דוגמא נוספת: עם המערכת אפשר לבצע סבבי חתימות מנוהלים. למשל, אם צריך להחתים על מסמך אחד כמה גורמים (חשב שכר, רואה חשבון, מנהל מחלקת משאבי אנוש וכדומה), ניתן לשלוח אותו בבת אחת לכולם והחתימות של כל הגורמים מצורפות אל אותו המסמך. מצד שני, אפשר גם ליצור סבב חתימות טורי שבו יש משמעות לסדר החתימות. באופן פשוט וקל מציינים במערכת את סדר קבלת המסמך, ומכאן והלאה היא תשלח אותו לכל נמען רק אחרי שמי שהיה לפני ברשימה קיבל אותו וחתם עליו.
האם המערכת מתאימה לי?
בשנים האחרונות עברו עסקים וארגונים רבים לעבודה עם מינימום נייר, בין היתר באמצעות מערכת חתימה דיגיטלית. אין סיבה שגם החברה או העסק שלכם לא יבצעו את המהלך שהינו פשוט מאוד ומהיר, בלי צורך בהתקנות בבית העסק או בכל ידע ורקע טכני או הכשרות של עובדים. מדובר במערכת מאוד אינטואיטיבית ופשוטה לשימוש שכל אחד יכול להשתמש בה. יחד עם זאת, אם אינכם בטוחים תמיד תוכלו לבחור במסלול של טפסים מקוונים בחינם (עם מגבלה על כמות הטפסים שאפשר להפיק), כדי לבדוק אם המערכת מתאימה לצרכיכם.
דוגמא מצוינת עבור מערכת חתימה דיגיטלית יעילה ואמינה היא איזידוק. ב –Easydoc-פיתחו מערכת דיגיטלית אמינה ונוחה לשימוש, לאחר שזיהו את הצורך של ארגונים בפיתרון שיקצר את הבירוקרטיה,
יחסוך להם עלויות, יוסיף בידול תחרותי וייעל אותם תפעולית ושירותית .
המערכת מסונכרת לנייד, מנהלת ומסדרת דיגיטלית את כל המסמכים ומאפשרת לנתב את הזמן היקר למשימות החשובות ביותר.
ב Easydoc מדדו נתונים וגילו ש – 84% מהמסמכים נחתמים תוך 24 שעות בלבד, – 37% מהמסמכים נחתמים תוך 3 שעות בלבד!
בשיתוף Easydoc