בעוד שקשה לענות על שתי השאלות הראשונות, התשובה לשאלה השלישית תלויה במידה רבה במידת מוכנות העסק להתמודד עם האירועים המשבשים הללו בשגרה ובשעת חירום.
ההבדל בין תגובה מהירה ונכונה לאירוע חירום לבין תגובה מהוססת, או לא מותאמת, הוא במקרים רבים זה שיקבע האם העסק ישרוד את האירוע או לא.
תכנית המשכיות עסקית – להישאר רגועים, להתכונן לגרוע מכל
כדי להתמודד בהצלחה עם אירועי משבר מומלץ לכל עסק להיערך מבעוד מועד עם תכנית המשכיות עסקית. תכנית זו כוללת תהליך בחינה וניתוח של השירותים, המוצרים והתשתיות האסטרטגיות של הארגון, ומגדירה קווים מנחים למניעת המשבר מבעוד מועד, דרכי התנהלות וצמצום הנזק בקרות האירוע, והתאוששות מהירה לאחריו.
על מנת שתכנית המשכיות עסקית תהיה אפקטיבית, עליה להתייחס ל-5 מימדים:
מניעה – מניעת הנזק מבעוד מועד על ידי אמצעי מיגון וניטור. כך למשל נכנסים לקטגוריה זו מיגון המבנה, מערכות ניטור (למשל – גלאי עשן), אחסון נאות של חומרים מסוכנים, אבטחת מידע, ועוד.
גידור – פיזור הסיכונים כך שבעת התרחשות האירוע הפגיעה בעסק תהיה נקודתית ככל הניתן. חלוקה לקפסולות בעת משבר הקורונה היא דוגמא לפעולת גידור. דוגמאות נוספות הינן הצבת מערכות כפולות, פיצול פתרונות האחסון של המוצרים המוגמרים או חומרי הגלם, פיצול הסחורות/חומרי גלם ושירותים שהחברה מקבלת ספקים חיצוניים, פיצול משרדי החברה למיקומים פיזיים שונים ועוד.
הפחתה – מתוך הנחה שלא ניתן למנוע אירועי משבר ב – 100%, היבטי ההפחתה בתכנית אינם נוגעים למניעת המשבר, אלא לצמצום הנזק בקרות האירוע. לקטגוריה זו נכנסים למשל מערכות גיבוי נתונים, מערכות כיבוי אש, מיגון אש בנקודות שהוגדרו קריטיות, מיגון פיזי, שמירת מלאי חירום ועוד.
התמודדות – זהו אחד מההיבטים המרכזיים בתכנית ההמשכיות העסקית ונוגע לניהול האירוע בפועל בזמן אמת. לשם כך יש צורך להכשיר את הנהלת החברה לגבי קבלת החלטות בתסריטי אירועים שונים ולאמן צוותי התערבות ייעודים מתוך החברה. במקביל מומלץ ליצור התקשרויות מראש עם חברות חיצוניות כגון: חברות שיקום נזקים, יועצי תקשורת, אנשי IT ועוד, כך שברגע האמת יוכלו להתייצב במהירות לצד העסק, לאחר היכרות מוקדמת עם צרכיו ותנאי השטח. בחלק מהמקרים אף ידרש אחסון של ציוד ייעודי לטיפול באירועים שונים בשטח העסק.
התאוששות – היבטי ההתאוששות בתכנית נוגעים לפעולות שיש לנקוט עם תום האירוע כדי לשקם את הנזקים ולשוב לשגרה מלאה. במסגרת תכנית ההתאוששות יעשה גם תיעדוף של פעילות החברה כדי לשקם קודם כל את השירותים הקריטיים והאסטרטגיים ביותר של החברה.
גם לאחר בניית תכנית ההמשכיות העסקית והטמעתה בעסק, חשוב מאוד להמשיך ולתרגל אותה באופן קבוע ובתסריטים שונים. רק כך ניתן להבטיח שברגע האמת כל הצוותים יפעלו בצורה מיטבית ובשיתוף פעולה.
לצלוח את המשבר בהצלחה
הסטטיסטיקות בעולם מראות שכ – 40% מהחברות שעוברות אירועים משבריים לא מצליחות להתאושש ולחזור לפעילות לאחר האירוע. מתוך החברות שכן חוזרות לפעילות, 25% ייסגרו בשנה העוקבת לאסון.
לאור העובדה שיותר ממחצית מהחברות שיחוו משבר לא יוכלו להמשיך בפעילותן, ושאירוע משברי לא ניתן למניעה מוחלטת, ברורה הנחיצות של היערכות מוקדמת לשעת חירום. רק כך ניתן להגדיל בצורה משמעותית את סיכויי העסק ליפול בצד הנכון של הסטטיסטיקה ולצלוח את המשבר בהצלחה.
טעינו? נתקן! אם מצאתם טעות בכתבה, נשמח שתשתפו אותנו