שוק התוכנה לתכנון משאבי ארגונים (ERP) חווה צמיחה דרמטית מידי שנה. אף על פי, שמבחינה היסטורית ERP היה עיסוק ששמור לארגונים גלובליים, שרק החברות הגדולות ביותר יכלו למנף, החדשנות בענן נגישה כעת יותר מתמיד, ומצליחה לרתום את שלל היתרונות של תוכנת ERP למגוון רחב יותר של עסקים.
אם אתם שוקלים להטמיע מערכת ERP בעסק שלכם ולהפגיש בין הליכי חשבונאות, משאבי אנוש, מלאי וניהול לקוחות במערכת אחת, כדאי שתדעו להתאים את המערכת הנכונה לסוג העסק שלכם. זה יאפשר לכם לוותר על הטמעת כמה תוכנות שונות כמו תוכנה לניהול מחסן, תוכנה לניהול מכירות, תוכנה לניהול משאבי אנוש וכן הלאה, ולכלול את כלל המחלקות של העסק בתוכנה אחת, שמסנכרנת ביניהן ומאפשרת לקבל ולעבד מידע באופן מדויק ובזמן אמת, וכך לקבל החלטות טובות יותר לעסק.
גם אם יש בבעלותכם חברה גדולה עם משרדים, מרכזי הפצה במספר מדינות והכנסות שמגיעות ל- 7 או 8 אפסים, יכול מאוד להיות שלמערכת ה- ERP שלכם לא יזיק עדכון, ושתוכלו למצוא משהו שמתיישב בקנה אחד עם המודל העסקי שלכם.
כך או כך, אם החלטתם לרכוש ולשלב תוכנת ERP בעסק, כדאי שתבטיחו את ההתאמה שלה לעסק שלכם בצורה מיטבית.
בשוק קיימים מספר ספקים כגון אלמוג תעשיות תוכנה למערכות ERP, חלקם נחשבים מאוד מוכרים ובעלי מוניטין בתחום התוכנה, ומוניטין זה אחד השיקולים לבחירת ספק איכותי ואמין, אם לא היה טוב כנראה שלא היה שורד.
השאלה שעליכם לשאול את עצמכם לפני בחירת מערכת ERP לעסק או לחברה שלכם היא, איזו מערכת מתאימה לעסק שלכם בצורה מיטבית, ותעניק לכם מענה מושלם בטווח הארוך.
5 שאלות שעליכם לשאול את עצמכם בהתאמת מערכת ERP לעסק שלכם
- מה זה יכול לעשות?
אחד השיקולים החשובים ביותר בבחירת מערכת ERP הוא פונקציונליות. מרבית המערכות מורשות במודולים, כאשר הניהול הפיננסי הוא עמוד השדרה ומערך כלים היקפיים נועד לשמש לצורכי ניהול משאבי אנוש, ניהול מלאי, מעקב וניהול אחר שרשרת אספקה, ניהול פרויקטים ומכירות ותחומים נוספים.
בניגוד לתוכנות שעוסקות בתחומים אלו, כמו תוכנה לניהול מלאי או תוכנה לניהול עובדים, מערכת ERP היא פלטפורמה מאוחדת, בה כל המודולים חולקים מידע. בכדי להתאים את מערכת ה- ERP בצורה מיטבית לעסק שלכם, עליכם להגדיר את התכונות והפונקציות שנחוצות לו.
מעבר לתכונות הבסיסיות של ERP, המערכת אמורה לספק גישה נוחה ויכולת ניתוח נתונים. לדוגמה, מודול מודיעין עסקי, המכונה במרבית המערכות ‘אנליטיקה’ או ‘דיווח’, מסייע למקבלי ההחלטות לשאוב תובנות ממספר קווי ERP בו זמנית. ספקים רבים מציעים גם גישה סלולרית לאותם כלי דיווח, כך שצוות המנהלים בארגון יכול להישאר מחובר לנתונים ותובנות בזמן אמת מכל מקום.
- כמה זה עולה, כעת ובשלב מאוחר יותר?
לאחר שבחנתם את הפונקציות שהמערכת תמלא בארגון, עליכם לקבוע כמה המערכת תעלה, על כל מרכיביה, ולבחון האם המחיר מתיישב בקנה אחד עם התקציב שהעסק העמיד לצורך העניין. חשוב להביא בחשבון מגוון שיקולים, ולהוסיף עלויות רישוי של המערכת, דמי ייעוץ, עלויות העברת נתונים, אחזקת IT, תמיכה טכנית והוצאות נלוות נוספות.
מכיוון שיישום המערכת יכול להיראות שונה לחלוטין בין ארגונים שונים, מעט מאוד ספקים מציעים מחירון כללי, ובמקום זאת, הם מבקשים מהלקוחות לעבוד יחד עם מנהל חשבונות או שותף ליישום המערכת על מנת לקבל הצעה שמותאמת באופן אישי בהתבסס על מודל פריסה (ענן מקומי, היברידי), מספר משתמשים, תכונות נבחרות, התאמות אישיות ותוספות. כתוצאה מכך, ביצוע תחזיות כספיות עבור הטמעה ואחזקה של מערכת ERP יכול להתגלות כמשימה מאתגרת יותר ביחס לתוכנות עסקיות אחרות. קראו עוד על בחירת שרות ענן המתאים לארגון שלכם.
- האם המערכת יכולה להתאים את עצמה לצמיחה העסקית של הארגון?
נכון לעכשיו, המוצר שמותאם אישית לדרישות העסק וצרכיו יכול להיראות כהשקעה נכונה ומשתלמת, אך האם זה ייראה כך גם בעוד 3 או 5 שנים? יכולת התוכנה להתפתח תחת משקל עומס עבודה ונתונים הולך וגובר מכונה לעיתים קרובות ‘גמישות’. מערכת לניהול עסק מסוג ERP עם גמישות גבוהה תוכל להכיל יותר עובדים, יותר אתרים, קווי מוצרים חדשים, שווקים ורשתות אספקה מתקדמות.
אלא אם אין בכוונתכם להגדיל את הפעילות העסקית ולהתרחב, סביר להניח שהמערכת שלכם תיתקל במגוון אתגרים בעתיד, שידרשו ממנה התאמות חדשות. במידה ולא תצליח המערכת להתאים את עצמה, היא תתגלה כהשקעה לא רווחית לעסק שלכם.
להלן הגורמים העיקריים שעליכם לחפש במערכת ה- ERP, שמעידים על גמישותה:
- שוק אפליקציות, המצויד בתוספות ERP תואמות
- ממשקי API גמישים לחיבור ידני של מקורות נתונים אחרים
- תכונות לשימוש גלובלי, כמו תמיכה בשפות רבות ומטבעות שונים
- קהילת פיתוח, המגיבה למשוב המשתמשים
- איזה סוג תמיכה מוצע ללקוח על ידי ספק התוכנה?
למרות שקיימים מספר מערכות ERP עסקיות פשוטות וקלות להתקנה, את רוב הפתרונות תצטרכו לקבל מהספק שלכם, במיוחד אם המערכת מיועדת להתפרס על פני ארגון שלם.
הטמעה של מערכת ERP אינה קורית בן רגע, ועשויה להימשך מספר חודשים, וואף יותר. מסיבה זו חשוב לבחור בספק, שמציע תמיכת IT מהשורה הראשונה, לרבות תמיכה לשירותי יישום (או שיפנו אתכם לשותף יישום של צד שלישי), שיכולים לכלול תצורה מותאמת אישית, העברת נתונים ממערכות ישנות, שילוב אפליקציות התנעה ואפילו אימונים למשתמשים.
משהסתיים שלב הטמעת מערכת ה- ERP בארגון, עליכם לוודא שאתם יכולים להסתמך על הספק שלכם לצורך גיבוי ושחזור נתונים, עדכונים שוטפים, תמיכה שוטפת וכו’.
חלק מספקי מערכות ERP מציעים תמיכה במסגרת חוזה סטנדרטי, בעוד שאחרים עשויים לגבות תשלום בגין שירות נוסף מסוג זה.
זכרו, אתם לא רוכשים רק תוכנה, אתם רוכשים גם קשר עם הספק שלה.
- מה הרקורד של ספק התוכנה?
בחירה במערכת ERP לא נעשית על סמך פופולריות, אך לעיתים הפופולריות עשויה להוות מדד להצלחה, לפחות בעולם התוכנה.
אחת הדרכים הטובות ביותר לחזות כיצד ספק התוכנה יספק את התוכנה ויטמיע אותה בהצלחה, היא לבחון פרויקטים קודמים שלו, לחפש ממליצים ועשות מחקר מקדים. כדאי לבדוק האם הספק מצליח לייצר יתרונות מדידים שמותירים את הלקוחות שלו מרוצים ושבעי רצון או שהפרויקטים שלו חורגים מהתקציב ולא עומדים בהבטחות המפתח.
על מנת לבצע מחקר איכותי ואמין, מומלץ לקרוא אודות הספק, לבחון לקוחות קיימים, ביקורות והמלצות ולבקש המלצות מצדדים שלישיים ללא משוא פנים.
טיפ אחרון חביב
לפני שאתם רוכשים את מערכת ה- ERP של העסק שלכם, דאגו להזמין מהספק שאתם בוחנים הדגמה של כל המוצרים שעונים לדרישות המערכת שאתם מצפים להטמיע. מומחה מוצרים מטעם החברה צריך להיות מסוגל להציג בפניכם את כל הפונקציות שאתם זקוקים להן במערכת ERP ולתת לכם להרגיש את חוויית המשתמש, תהליכי העבודה, לוחות המחוונים והפונקציונליות בין מודולים שונים.
