קופה רושמת לדורותיה: כל מה שצריך לדעת

ההיסטוריה של הקופה הרושמת

ממציא הקופה הרושמת היה אמריקאי בעל עסק שעובדיו נהגו לגנוב כספים מקופה המכירה שלו . כדי למנוע זאת הוא המציא את הדגם הראשוני של קופה רושמת לעסק.

עם השנים עברה המכונה אין ספור שדרוגים, תוספות וחיבור למחשב ולכן נחשבת כלי ניהולי ראשון בחשיבותו בכל עסק. הפעלת קופה רושמת לעסק קטן היא מהלך פשוט שאפשר ללמוד אותו בקלות ולהעביר את שיטות העבודה גם לעובדים.

בחירת קופה רושמת לעסק

כל בית עסק עוסק בתחום אחר ולכן הדרישות של עסק מסוים אינן זהות לדרישות של עסק אחר. אדם המעוניין לרכוש קופה רושמת לעסק קטן צריך לבחון את הפעולות שמבצעת כל אחת מהקופות הרושמות, מהן התוכנות שנעשה בהן שימוש ועל פי זאת להחליט איזו קופה רושמת לעסק היא המתאימה לו ביותר.

הקופות הרושמות השונות מבצעות פעולות רבות כמו מכירה ללקוחות, קבלת תשלומים באמצעות כרטיסי האשראי השונים וקבלת אישור מידי  on lineלעסקה, קליטת נתוני המלאי שמגיע לחנות וסנכרון של המלאי שנמכר, רישום שעות העבודה של העובדים ומכירות ספציפיות של כל אחד מהם, דוחות מפורטים בתחומים שונים, הקמת מבצעים, בדיקת רווחיות ועוד.

בכל קופה רושמת לעסק אפשר להוסיף ממשקים על פי אופיו של העסק ומידת הנחיצות שלו. בעסקים רבים יש נושאים שהם אקוטיים לפעילות היום יומית של העסק ואם הקופה אינה כוללת את הפעולות הללו, היא לא משרתת את המטרה. אם לדוגמה מדובר בעסק המוכר מוצרי מאפה הוא חייב ממשק למשקל שישקול את המוצרים וייחשב את עלותם על פי העלות לקילוגרם.

אם מדובר לדוגמה ביקב העוסק בייצור ובשיווק יינות, בעל העסק חייב לדעת בכל רגע נתון מהי רמת המלאי של כל אחד מסוגי היין, כדי להיענות לכל אחת מההזמנות של הלקוחות. לכן בעל היקב יבחר קופה רושמת שיש בה ממשק לניהול מפורט ומדויק של מלאי הייצור, בהפחתת ההזמנות הנשלחות ללקוחות ומידע מדויק על כמות סוגי בקבוקי היין בכל אחד מהמחסנים.

היתרונות בקופות הרושמות

קופות רושמות לעסק מאגדות את כל המידע הניהולי של העסק על כל רבדיו, כל פעולת מכירה מפרטת את הפריטים שנרכשו, מספר הברקוד של כל מוצר, מחירו הרגיל או מחיר מבצע, עלות כוללת וסך המע”מ בכל עסקה. מידע זה מאפשר לבעל העסק להפיק דוחות יומיים, שבועיים וחודשיים על פי רצונו וכך לדווח באופן נוח ו – on line לרשויות המס בכל חודש ללא צורך בעריכת חישובים מסובכים.

הקופות החדשניות כוללות אפשרות למגירת כסף בטיחותית, חיבור לקורא ברקודים והדפסת כל החשבוניות. באמצעות ה - back office  מזינים את מחיריהם של כל המוצרים על פי מספר הברקוד שלהם. בשיטה זו קל מאד לשנות מחירים מעת לעת של מוצרים יום יומיים בסופרמרקט כמו ירקות ופירות או לחילופין לעדכן מחירים של מוצרים שהם במבצע תוך פירוט ימי המבצע כך שבמועד שנקבע מראש, המחיר יחזור אוטומטית למחיר הישן.

ניהול עסק בצורה חכמה

דוח רווחיות מאפשר לבעל העסק לראות את כמות המוצרים שנמכרה בכל פרק זמן שיבחר מכל פריט כדי לדעת אם בחישוב הכולל מרוויחים על מוצר זה כסף או כדאי לבצע שינוי, להעלות את מחירו או לחילופין להחזיר אותו לספק עקב חוסר כדאיות כלכלית.

הניתוחים האנליטיים מהווים כלי ניהולי חשוב ביותר וחשוב מאד ללמוד לעבוד על פי הדוחות, להסיק מסקנות מידיות וכך לשמור על עסק רווחי ולא הפסדי.

יתרונות ניהול באמצעות קופה רושמת לעסק

אחד היתרונות הגדולים הוא מעקב ובקרה על העובדים בעסק, שעות כניסה ויציאה של כל אחד מהם בכל יום, תפוקת העבודה שלהם, סך המכירות של כל אחד מהם, ההבדלים והשינויים בהתנהלות העסקית של כל אחד מהם. המידע ייתן תמונה כוללת ויכולת להסקת מסקנות אישיות כמו פיטורין, על פי התנהלותו של כל אחד מהם.

היכולת של העובדים לבצע גניבה במערכות כה מדויקות שסורקות לרוחב את כל הנעשה בכל עסק, הופכות למסובכות יותר וכך יוצרות מעטפת של הגנה לבעל העסק.

הטכנולוגיה בהחלט מצעידה את העסק קדימה ולטובתו של העסק, כדאי להפיק את המרב מתוך הפונקציות הייחודיות הקיימות בקופה הממוחשבת, כאשר העלות של כל קופה כוללת את החומרה ואת התוכנות הייעודיות המתאימות לפעילות של בית העסק הספציפי.