אם יש לכם עסק, ואתם מתלבטים האם להישאר עם השיטה הישנה שאתם מכירים, או לעבור להפקה מקוונת, קראו את המאמר הבא ותוכלו לדעת יותר על היתרונות של תוכנות מקוונות להנהלת חשבונות והפקת החשבוניות, ותוכלו להבין טוב יותר למה גם לכם כדאי לעבור לשיטה של הנפקת מסמכי חשבונות מקוונים.
איך זה עובד?
הפקת חשבוניות בצורה מקוונת, כמו למשל כאן – https://www.invoice-maven.co.il, עובדת באופן פשוט מאוד - בכל מערכת בה תבחרו תהיה לכם אפשרות לנהל רשומות על לקוחות החברה. כל מה שתצטרכו הוא לבחור בסוג החשבונית שאתם רוצים להפיק, לבחור את הלקוח הנכון, למלא את הפרטים ובלחיצת כפתור לסיים עם הפקת החשבונית לאותו לקוח. לחשבונית שהפקתם תתווסף חתימה אלקטרונית המקובלת על ידי רשויות המס, וכך תוכלו להעביר את אותה חשבונית ללקוח שלכם באמצעות הדואר האלקטרוני בנוחות ובמהירות. כמובן, במידת הצורך תוכלו גם להדפיס את אותה חשבונית ישירות מהמחשב שלכם (ללקוחות שלא מחזיקים חשבונות דואר אלקטרוניים או מעדיפים לקבל חשבונית מודפסת בצורה הוותיקה שהם מכירים ורגילים אליה).
ניהול חשבוניות בצורה מסודרת יותר
אחד היתרונות המשמעותיים של הפקת חשבוניות בצורה ממוחשבת הוא העובדה שבאופן הזה אתם יכולים לנהל את החשבוניות בעסק שלכם בצורה הרבה יותר מסודרת. אם עד עכשיו הייתם רגילים לעבוד עם קלסרים, ערמות של ניירת, חיפוש ידני של מסמכים בכל פעם מחדש ומסמכים שנעלמים להם, עם מעבר לניהול חשבונות באופן מקוון תוכלו לנהל את המסמכים שלכם באופן הרבה יותר נוח ומסודר. יהיה לכם תיעוד ממוחשב של כל מסמך ומסמך שהפקתם, כך שתוכלו בסופו של דבר למצוא כל מסמך שתרצו בקלות ובמהירות, ותוכלו להדפיס עותק או לשלוח לכל המעוניין במהירות רבה.
וותרו על הניירת שיוצרת לכם בלגן ועומס במשרד ועברו לתוכנת הפקת חשבוניות מקוונות - הרבה יותר נוח והרבה יותר מסודר.
חיסכון משמעותי בזמן
עוד יתרון לניהול של מסמכי החשבונות שלכם באופן ממוחשב הוא החיסכון בזמן. כפי שהזכרנו קודם, ברוב התוכנות תוכלו להזין פרטים של לקוחות ולשמור אותם במערכת. כך, כאשר אתם רוצים להפיק חשבונית מסוימת, תוכלו בלחיצת כפתור רק לבחור את הלקוח המסוים, ומיד כל הפרטים שלו יוזנו על גבי החשבונית - שם מלא של החברה, ח.פ, כתובת, וכל פרט נוסף.
מה שיישאר לכם הוא לבחור את המוצר או השירות המבוקש מתוך רשימה שגם היא שמורה מראש במערכת, להזין כמויות ומחירים וללחוץ על הכפתור להשלמת ההנפקה של החשבונית. במיוחד אם אתם מנפיקים כמות גדולה של מסמכי הנהלת חשבונות בכל חודש, מדובר בפתרון חשוב ומהותי שיכול לחסוך לכם הרבה מאוד זמן.
נהלו את החברה שלכם בצורה מקצועית יותר
עוד יתרון של מעבר להפקה של חשבוניות בצורה מקוונת הוא העובדה שבאופן הזה אתם יכולים להעניק לחברה שלכם מראה של חברה מקצועית יותר. לקוחות אשר מקבלים חשבוניות ממוחשבות ובצורה מסודרת מרגישים כי הם עובדים עם חברה מקצועית יותר, ויהנו יותר לעבוד עם חברה כזו, במיוחד אם אתם מעניקים שירותים קבועים וצריכים להנפיק לכל הלקוחות חשבוניות חודשיות קבועות, או אם אתם מוכרים מוצרים שונים דרך הטלפון או האתר, כך שהלקוחות יקבלו את כל הפירוט באופן מסודר וברור.
לסיכום, אם אתם מחפשים אופציה לניהול מסודר יותר של המסמכים בעסק שלכם, אם אתם רוצים לנהל את כל נושא החשבונות באופן נכון יותר, לעקוב טוב יותר אחר ההכנסות והעסקאות מול הלקוחות השונים ובכלל, להצטרף לעידן החדש ולהפוך את העסק שלכם למתקדם ומצליח יותר, כל מה שאתם צריכים הוא לבחור תוכנה מקצועית שתאפשר לכם לבצע זאת.
היום תוכלו למצוא מגוון רחב של תוכנות כאלו, ולכן חשוב להשקיע מספיק זמן בבדיקה של התוכנות השונות כך שתוכלו לדעת טוב יותר איזו תוכנה מתאימה לצרכים שלכם ותוכלו לבחור בזו שתשרת אתכם לאורך זמן רב ללא כל בעיה או תקלות במהלך העבודה.
טעינו? נתקן! אם מצאתם טעות בכתבה, נשמח שתשתפו אותנו