למי זה לא קרה? אחרי הכניסה לתיבת הדוא"ל של ג'ימייל קופצת בהפתעה הודעה אדומה שמתריעה שתיבת הדואר מלאה. מה עושים אז? רבים נאלצים לבחור בין מחיקת הודעות ישנות לבין תשלום עבור נפח אחסון נוסף.
אולם, מתברר שיש דרך שלישית לפתור את הבעיה, בקלות (ובחינם).
למה התיבה מתמלאת כל כך מהר?
כאשר גוגל הגדילה ב-2013 את נפח האחסון החינמי למשתמשיה, ל-15 ג'יגה-בייט, נראה היה שמדובר במשאב בלתי נדלה. אך המציאות התבררה כשונה: גוגל מספקת 15 ג'יגה-בייט של אחסון חינמי, אך המקום הזה משותף בין ג'ימייל, Google Drive ו-Google Photos. קבצים שנשלחים בדוא"ל גדלים עם השנים, תמונות וסרטונים תופסים מקום רב, עשרות הודעות לא רצויות מצטברות מדי שבוע - ומה שנראה היה אינסופי כבר הגיע לקצו.
לשלם על אחסון או למחוק הודעות?
כאמור, אחד הפתרונות המקובלים הוא שדרוג לחשבון Google One, שעולה 20 דולר בשנה עבור 100 ג'יגה-בייט. אמנם, מדובר במחיר סביר יחסית, אך זה עדיין אומר שהמשתמש משלם באופן מתמשך עבור אחסון של הודעות ישנות וקבצים שאין לו באמת צורך בהם.
אפשרות אחרת היא מחיקה ידנית של הודעות. ג'ימייל מאפשרת זיהוי קל של קבצים גדולים לפי גודל, ומחיקתם יכולה לפנות מקום ניכר. אך התהליך עלול להיות ממושך ומייגע עבור מי שצבר עשרות אלפי הודעות לאורך שנים.
בנוסף, לצעד זה מתווספת דילמה רגשית: אילו זכרונות לשמר ואילו למחוק לצמיתות?
חלק מהמשתמשים מורידים קבצים גדולים למחשב האישי לפני המחיקה, אך גם דרך זו עלולה להוביל לאותה בעיה בדיוק - מחסור במקום אחסון, הפעם במכשיר עצמו ולא בענן.
השיטה: העברה לחשבון ארכיון
הדרך השלישית לפתרון בעיית האחסון מבוססת על העברת כל ההודעות הקיימות לחשבון ג'ימייל נוסף, שישמש כארכיון. גוגל לא מגבילה את מספר החשבונות החינמיים שמשתמש יכול לפתוח, כך שניתן ליצור חשבון ייעודי ולהעביר אליו את כל הדואר הישן.
מובן שהחשבון החדש מקבל גם הוא 15 ג'יגה-בייט של אחסון חינמי, מה שמאפשר את המעבר ללא עלות.
היתרון המרכזי של שיטה זו הוא שהיא משלבת את הטוב משני עולמות: שמירה מלאה של כל ההתכתבויות מבלי למחוק דבר, לצד פינוי מקום משמעותי בחשבון הראשי. כך, החשבון המקורי חוזר להיות שימושי לשליחה וקבלה של הודעות חדשות, בעוד שכל ההיסטוריה נשמרת בנפרד וזמינה לעיון בכל עת.
השיטה רלוונטית במיוחד למי שמחזיק חשבון דואר של מקום עבודה או מוסד לימודים. ארגונים רבים משביתים חשבונות של עובדים או סטודנטים לשעבר, ומי שרוצה לשמור גישה להתכתבויות ישנות - בין אם מדובר בפרויקטים חשובים, מסמכי עבודה או קשרים מקצועיים - צריך להעבירן לחשבון אישי לפני איבוד הגישה.
שלב ראשון: גיבוי
לפני תחילת התהליך, מומלץ ליצור גיבוי של כל ההודעות באמצעות שירות Google Takeout. זה צעד חיוני שמבטיח שלא יאבד מידע במקרה של תקלה בתהליך ההעברה.
כדי ליצור גיבוי, יש לגשת לאתר Google Takeout, לבחור את שירות ג'ימייל ולהוריד את כל התוכן. מובן שמשך הזמן משתנה בהתאם לכמות ההודעות ולמהירות החיבור לאינטרנט (עבור חשבון שמכיל כ-75,000 הודעות, הגיבוי יימשך כשעתיים).
את קובץ הגיבוי ניתן לשמור על המחשב או על כונן חיצוני. ניתן למחוק את הגיבוי לאחר השלמת ההעברה (ואחרי שווידאנו שהכול עבר בהצלחה), אך כדאי לשמור עותק מקומי לביטחון לטווח ארוך. זכרו, גיבוי הוא תמיד רעיון טוב כאשר מדובר במידע דיגיטלי חשוב.
שלב שני: הגדרת החשבון המקורי
בחשבון הג'ימייל המקורי, יש להיכנס להגדרות (דרך סמל גלגל השיניים בפינה הימנית העליונה) ולבחור באפשרות "See all settings". משם יש לבחור בכרטיסייה "Forwarding POP/IMAP" ולהפעיל את האפשרות "Enable POP for all mail".
POP היא שיטת תקשורת ותיקה המאפשרת להוריד הודעות דואר מהשרת אל תוכנת דואר או חשבון אחר. זהו פרוטוקול סטנדרטי שקיים מאז שנות השמונים של המאה הקודמת, והוא עובד בצורה מהימנה גם עם כמויות גדולות של הודעות.
תחת האפשרות "When messages are accessed with POP", מופיעות כמה אפשרויות למה שיקרה להודעות המקוריות לאחר ההורדה.
כדי שההודעות יימחקו אוטומטית מהחשבון המקורי לאחר ההעברה ויפנו מקום, יש לבחור ב-"delete Gmail's copy". לאחר הבחירה, יש ללחוץ על "Save Changes" בתחתית הדף.
שלב שלישי: יצירת חשבון ארכיון והעברה
תחילה, יש ליצור חשבון ג'ימייל חדש שישמש כארכיון. תהליך יצירת החשבון פשוט וזהה ליצירת כל חשבון ג'ימייל רגיל. רצוי לבחור שם משתמש שיהיה קל לזכור ושיעיד על המטרה שלו, למשל עם המילה "archive" בשם.
לאחר יצירת החשבון החדש והתחברות אליו, יש להיכנס להגדרות שלו (שוב דרך סמל גלגל השיניים), לבחור ב-"See all settings" ולבחור בכרטיסייה "Accounts and Import". שם יש לחפש את הקטע "Check mail from other accounts" וללחוץ על "Add a mail account".
בחלון הקופץ יש להזין את כתובת הדואר האלקטרוני של החשבון המקורי וללחוץ על "Next". בשלב הבא יש לבחור באפשרות "Import emails from my other account (POP3)" וללחוץ שוב על "Next".
כעת יש להזין את הסיסמה של החשבון המקורי. בשלב זה, כפי שיוסבר בהמשך, ייתכן שיהיה צורך ליצור "סיסמת אפליקציה" במקום השימוש בסיסמה הרגילה.
לאחר מכן, יש לבחור ב-"995" בשדה "Port". יציאה 995 היא היציאה הסטנדרטית לתקשורת POP מאובטחת. כמו כן, יש לסמן שלוש אפשרויות חשובות:
- "Always use a secure connection (SSL) when retrieving mail" - כדי להבטיח שההעברה מתבצעת בצורה מוצפנת ומאובטחת.
- "Label incoming messages" - כדי שניתן יהיה לזהות בקלות את ההודעות שהועברו מהחשבון המקורי.
- "Archive incoming messages (Skip the Inbox)" - כדי שההודעות יישמרו באופן אוטומטי בארכיון ולא יעמיסו על תיבת הדואר הנכנס.
לבסוף, יש ללחוץ על "Add Account" כדי להשלים את ההגדרה.
סיסמת אפליקציה: פתרון לבעיות סנכרון
במבחנים שנערכו, הסיסמה הרגילה של החשבון לא עבדה להעברה, והיה צורך ביצירת "סיסמת אפליקציה". מדובר בקוד בן 16 ספרות שגוגל יוצרת עבור אפליקציות או מכשירים שנחשבים "פחות מאובטחים" מבחינת תקני האבטחה החדשים של גוגל.
סיסמאות אפליקציה פועלות בדיוק כמו הסיסמה הרגילה של גוגל, אך הן ייעודיות לשימוש חד-פעמי או לאפליקציות ספציפיות. זהו מנגנון אבטחה שמאפשר לגוגל לשלוט טוב יותר בגישה לחשבון ולבטל אישורים ספציפיים מבלי לשנות את הסיסמה הראשית.
ליצירת סיסמת אפליקציה, יש להיכנס לכתובת myaccount.google.com/apppasswords. שם יש ליצור שם תיאורי לסיסמה - למשל "Transfer Bulk Email" או "העברת דואר לארכיון" - וללחוץ על כפתור "Create". גוגל תציג חלון קופץ עם קוד בן 16 ספרות.
נקודה קריטית: גוגל מציגה את סיסמת האפליקציה פעם אחת בלבד. לאחר סגירת החלון, לא ניתן לראות את הסיסמה שוב. לכן חובה לשמור את הקוד - אפשר להעתיק אותו למסמך טקסט זמני, לצלם את המסך, או לרשום אותו על נייר. אם הסיסמה תאבד, יהיה צורך ליצור סיסמה חדשה מההתחלה.
לאחר יצירת סיסמת האפליקציה, יש לחזור לשלב הסנכרון של החשבונות ולהזין את סיסמת האפליקציה בת 16 הספרות במקום הסיסמה הרגילה.
גוגל עצמה מציינת במרכז העזרה שלה שסיסמאות אפליקציה "לא מומלצות ומיותרות ברוב המקרים" מכיוון שהן נחשבות פחות מאובטחות משיטות אימות מודרניות יותר. לכן, בסיום ההעברה, מומלץ בחום למחוק את סיסמת האפליקציה. זאת ניתן לעשות באותה כתובת (myaccount.google.com/apppasswords) על ידי לחיצה על סמל פח האשפה ליד הסיסמה שנוצרה.
משך הזמן והתוצאות
לאחר סנכרון החשבונות בהצלחה, ההודעות מתחילות להיות מועברות אוטומטית. זהו תהליך רציף שג'ימייל מבצעת ברקע, ללא צורך בהתערבות נוספת מצד המשתמש. התהליך עשוי לארוך מספר שעות או אפילו ימים, תלוי בכמות ההודעות ובגודל הקבצים המצורפים.
בתקופה זו, המשתמש יכול להמשיך להשתמש בשני החשבונות באופן רגיל במהלך תקופה זו.
לאחר סיום ההעברה, כל ההודעות בחשבון המקורי עוברות אוטומטית לתיקיית האשפה (Trash), בהתאם להגדרה שנבחרה בשלב הראשון. חשוב לדעת: ההודעות לא נמחקות מיד לצמיתות. ג'ימייל שומרת הודעות בתיקיית האשפה למשך 30 יום לפני מחיקה סופית, אך במקרה זה יש לרוקן את התיקייה באופן ידני כדי לפנות את המקום בפועל.
כדי לרוקן את תיקיית האשפה, יש להיכנס אליה מהתפריט הצדי בג'ימייל וללחוץ על "Empty Trash now".
מה לא עובר בתהליך?
חשוב לדעת ששתי קטגוריות של הודעות לא עוברות בתהליך האוטומטי: טיוטות (Drafts) והודעות דואר זבל (Spam).
כדי להעביר טיוטות, יש לעבור על תיקיית הטיוטות באופן ידני ולהחליט מה לעשות עם כל אחת: לשלוח אותה, למחוק אותה, או להעביר אותה באופן ידני לחשבון החדש.
לגבי הודעות דואר זבל - גוגל ממילא מוחקת אותן אוטומטית כל 30 יום, כך שלרוב אין צורך לטפל בהן. אם בכל זאת יש הודעות בתיקיית הספאם שהמשתמש רוצה לשמור (למשל הודעות שסומנו בטעות כספאם), ניתן להיכנס לתיקייה ולהעביר או למחוק אותן באופן ידני.
סיום התהליך והשלמת האבטחה
אחרי השלמת ההעברה והוודאות שכל ההודעות עברו בהצלחה, יש לבצע שני צעדים אחרונים חשובים.
ראשית, יש לעצור את תהליך הסנכרון האוטומטי בין החשבונות. אחרת, כל הודעה חדשה שתגיע לחשבון המקורי תועבר אוטומטית גם לחשבון הארכיון.
כדי לעצור את הסנכרון, יש להתחבר לחשבון הארכיון, להיכנס להגדרות, לבחור בכרטיסייה "Accounts and Import", ולחפש את "Check mail from other accounts", שבו תופיע כתובת החשבון המקורי, ולידה כפתור "delete". יש ללחוץ עליו ולאשר את המחיקה בחלון הקופץ.
שנית, אם נוצרה סיסמת אפליקציה בתהליך, מומלץ מאוד למחוק אותה כעת. כפי שהוסבר, סיסמאות אפליקציה נחשבות פחות מאובטחות, ומכיוון שההעברה הסתיימה, אין עוד צורך בסיסמה זו.
כדי למחוק, יש לגשת שוב לכתובת myaccount.google.com/apppasswords וללחוץ על סמל פח האשפה ליד הסיסמה שנוצרה.
נקודה אחרונה וקריטית: שמרו על חשבון פעיל
גוגל מיישמת מדיניות מחיקת חשבונות לא-פעילים - חשבונות שלא היו פעילים במשך יותר משנתיים נמחקים לצמיתות, יחד עם כל התוכן שבהם. זו נקודה קריטית שחשוב לזכור לגבי חשבון הארכיון.
כדי למנוע מחיקה של חשבון הארכיון ושל כל ההודעות הישנות המאוחסנות בו, יש להקפיד להתחבר אליו לפחות אחת לשנתיים. אין צורך לעשות בו שימוש פעיל - מספיק להתחבר לחשבון, לפתוח אותו ואולי לעיין בכמה הודעות. גוגל רושמת את הפעילות הזו וזה מספיק כדי לשמור על החשבון פעיל.
דרך נוחה לוודא שהחשבון נשאר פעיל היא להגדיר תזכורת בלוח השנה הדיגיטלי - למשל, תזכורת שחוזרת כל 18 חודשים עם ההנחיה "התחבר לחשבון הארכיון של ג'ימייל". כך ניתן להיות בטוחים שהחשבון לא יימחק בטעות.
מובן שאם החשבון המקורי שוב התמלא ניתן לפתוח חשבון חדש ("ארכיון 2") ולהתחיל הכל מההתחלה.
טעינו? נתקן! אם מצאתם טעות בכתבה, נשמח שתשתפו אותנו