7 טריקים שישנו את הדרך שבה אתם מתמודדים עם המיילים שלכם

תיבות הדואר הנכנס של רבים מאיתנו הפכו למפלצות דיגיטליות, הגורמות לתחושת טביעה בים אינסופי של הודעות.לפי מחקרים, עובד ממוצע מקבל כ-120 הודעות דוא"ל ביום - מספר מדהים שתורם לתחושת ההצפה שרבים מרגישים בעבודתם.

אז איך מתמודדים עם העומס הבלתי נגמר הזה? הנה כמה אסטרטגיות יעילות שאספנו ממיקרוסופט (המפתחת של Outlook), גוגל (המפתחת של Gmail) ומומחים שונים, שיעזרו לכם להפוך את תיבת הדואר שלכם מג'ונגל פראי - לגן מסודר.

כלל שתי הדקות

עיקרון פשוט, אבל חשוב ויעיל. אם משימה דורשת פחות משתי דקות - בצעו אותה מיד, וזה נכון במיוחד לגבי מיילים. תשובה קצרה, העברת מידע, או קבלת החלטה מהירה - כל אלה יכולים להיעשות על המקום.

והיתרון הוא כפול: ראשית, אתם מונעים הצטברות של משימות קטנות שיכולות להפוך לעומס גדול. שנית, אתם משיגים תחושת הישג מיידית, מה שמגביר את המוטיבציה שלכם וגורם לכם להרגיש טוב עם עצמכם ועם העשייה שלכם.

ארגון נכון

ארגון נכון הוא המפתח ליעילות. חשבו על תיבת הדואר שלכם כעל משרד וירטואלי - כפי שלא הייתם זורקים מסמכים חשובים בערימה אקראית, כך גם אל תשאירו מיילים חשובים ללא סדר. צרו מערכת תיקיות הגיונית - לפי פרויקטים, לקוחות, או נושאים. למשל - תיקייה לכל לקוח, תיקייה לנושאים משרדיים, ותיקייה למשימות בתהליך.

ביטול ניוזלטרים ללא רחמים

רובנו סובלים מעודף מידע. ניוזלטרים של עיתונים ומגזינים, עדכונים מרשתות חברתיות, והצעות פרסומיות על "מבצעים מיוחדים לחברי מועדון" ממלאים את תיבות הדואר שלנו בכמויות ספאם בלתי נגמר, ומוסיפים לעומס בתיבת המייל שלנו (שלא לצורך).

לכן הגיע הזמן לנקות - עברו על רשימת המנויים והניוזלטרים שלכם ושאלו את עצמכם: "האם אני באמת קורא את זה? האם זה מוסיף ערך לחיי או לעבודתי?". אם התשובה שלילית - בטלו את המנוי ללא התלבטות. זכרו, כל ניוזלטר שאתם מבטלים, הוא הודעה פחות שתצטרכו לטפל בה.

הגדרת מסננים

אוטומציה היא כלי משמעותי בניהול יעיל של דואר אלקטרוני. מסננים הם כמו מזכירה וירטואלית שממיינת את הדואר שלכם. כל שעליכם לעשות הוא להגדיר את הכללים לפיהם הודעות מסוימות יועברו אוטומטית לתיקיות ייעודיות.

למשל, כל ההודעות מלקוח מסוים יכולות לעבור ישירות לתיקייה שלו, בעוד שעדכונים מרשתות חברתיות יכולים להיות מנותבים לתיקיית "מדיה חברתית" (זאת אומרת אם באמת חשוב לכם לקבל את המיילים האלה ). כך, כשאתם פותחים את תיבת המייל שלכם, אתם רואים רק את ההודעות החשובות באמת.

קביעת זמן לטיפול במיילים

תפסיקו להיות עבדים של המייל שלכם, פשוט ככה. במקום לבדוק מיילים כל כמה דקות, קבעו לעצמכם זמנים מוגדרים לטיפול בהם. למשל - 30 דקות בבוקר, 30 דקות אחרי הצהריים, ו-15 דקות בסוף יום העבודה. בזמנים אלה, התמקדו אך ורק בטיפול במיילים.

בשאר היום, סגרו את תוכנת המיילים וכבו התראות. זה יאפשר לכם להתרכז במשימות אחרות ללא הפרעות מתמידות. נכון שזה נשמע לחלקנו בלתי אפשרי, אבל בסופו של דבר הכל עניין של הרגל, ואימוץ ההרגל הזה יסייע לכם גם בייעול של זמן העבודה שלכם וגם במיקוד תשומת הלב שלכם לדברים חשובים באמת.

אימוץ פילוסופיית "אפס בתיבה"

המטרה כאן אינה בהכרח להגיע לאפס הודעות בתיבת המייל שלכם, אלא להחליט מה לעשות עם כל מייל. בסוף כל יום, עברו על כל המיילים בתיבת הדואר הנכנס. לכל מייל, קבלו החלטה: האם זה דורש פעולה? אם כן, בצעו אותה או העבירו לרשימת המשימות ליום המחרת.

אם לא - תייקו את המייל או מחקו אותו. המטרה היא שבסוף היום, כל הודעה תהיה מטופלת או מתויקת, כך שתיבת הדואר הנכנס שלכם תהיה ריקה. זה נותן תחושת סגירה ומאפשר להתחיל כל יום עם לוח נקי.

שימוש בכלל ארבעת ה-D

בעת מעבר על מיילים, אתם צריכים לחשוב על ארבע אפשרויות בלבד, שיטה זו מספקת מסגרת פשוטה לקבלת החלטות מהירות לגבי כל הודעה.

• מחק (Delete):אם ההודעה אינה רלוונטית או חשובה, מחקו אותה.
• עשה (Do):אם המשימה קצרה, בצעו אותה מיד (להלן כלל שתי הדקות).
• האצל (Delegate):אם מישהו אחר יכול או צריך לטפל במייל, העבירו את המשימה הלאה ללא דיחוי.
• דחה (Defer):אם המייל דורש זמן או מחשבה נוספת, תזמנו את הטיפול בו למועד מאוחר יותר.

לבסוף זכרו – יישום כל השיטות שצוינו דורש זמן והתמדה על מנת להתרגל לסגנון עבודה חדש, אך התוצאות שוות את המאמץ. עם תיבת מיילים מאורגנת, תוכלו להתמקד במה שבאמת חשוב, להפחית לחץ, להגביר את הפרודוקטיביות שלכם ובסופו של דבר לשפר את איכות החיים שלכם (כולנו יודעים כמה עבודה תחת לחץ משפיעה על החיים הפרטיים שלנו).

בהצלחה!