מה חשוב לבדוק טרם הפניה למשרד חקירות

בשיתוף: עוגן: משרד חקירות פרטיות

“משרד החקירות יכול לתת לעסק או לארגון מידע רב, פנימי וחיצוני. המידע שייאסף יוכל לעזור בתהליך קבלת החלטות, באימות חשדות מול גורמים שונים והוא יכול להשפיע על מדיניות הארגון. החוקר המוסמך יוכל להתמקד בפעילות העובדים, המתחרים, שותפים נוכחיים או שותפים לעתיד והוא יעשה זאת תוך שמירה על דיסקרטיות וכללי האתיקה” משתף אותנו חוקר פרטי בכיר ממשרד חקירות עוגן, משרד חקירות שמתמחה בחקירות פרטיות ומודיעין עסקי למגזר העסקי והציבורי.

הסיבות לביצוע חקירה

ישנן סיבות שונות לאיסוף מידע וניתן לחלק אותן לשלוש עיקריות. הראשונה היא חשדות פנימיים בתוך העסק, החברה או הארגון. כאשר עובד, שותף או נותן שירות מעורר חשד, יש לפנות לבעל מקצוע מתאים שיוכל לאסוף את המידע ולאשר את החשדות (או להפיגן).

סיבה שנייה היא חקירת גורם חיצוני ובכך מתחרים, חברות איתן מתוכנן חוזה כמו רכישה או מיזוג ולקוחות המבקשים אשראי. סיבה שלישית וחשובה היא ביצוע סקר סיכונים. החוקרים יבחנו היטב את נקודות החולשה של הארגון ויאפשרו לו לקבל החלטות בנוגע להגנה ומניעת פגיעות עתידיות.

בדיקה מהימנה לפני עימות או האשמה

ברגע שיש צורך במידע מהימן, יש לפנות לגורם מוסמך ומנוסה ורצוי לעשות זאת לפני כל עימות או ניסיון להגיע לבד לחקר האמת. ניסיון להוצאת מידע מעובד שחשוד בפעולה לא ראויה, הגעה למידע אצל המתחרים או דומיהם, עלולה לפגוע ביחסים ולהפוך את הצד הנחקר למתגונן. ניסיונות אלו עלולים לחבל בפעולת החוקר ולהאריך את משך עבודתו.

כשישנה החלטה לפנות לחוקר, המטרה היא לאפשר לגורם מומחה למצוא את המידע הרלוונטי ולהמשיך לנהל את הארגון כרגיל. עם זאת, רגע לפני שיוצאים לדרך ולפני סיכום על תחילת העבודה, יש לערוך בדיקה ראשונית על משרד החקירות ולוודא כי הוא עומד בסטנדרטים הנדרשים לביצוע העבודה.

הקפדה על תעודות מתאימות

לפני פניה לבעל מקצוע יש לבצע בדיקה כללית ולוודא כי הגורם אליו פונים הוא בעל ההסמכה המתאימה. חוקר פרטי צריך להיות בעל רקע של לימודי הסמכה, לעבור את הבחינות בהצלחה, להתמחות לפחות שלוש שנים במשרד חקירות ולחדש את התעודה שברשותו כל שנה. את התעודה נותנת ועדה מטעם משרד המשפטים וזאת בתנאי שהחוקר עומד בתנאים המחמירים הנדרשים לעסוק בתחום.

בחינת הניסיון הקודם של החוקרים

חשוב מאד לוודא כי משרד החקירות מאושר לעסוק בתחום ולבדוק כי הוא מנוסה בחקירות פרטיות מהסוג שנדרש לארגון. חוקרים רבים עוסקים בתחום האישי ולא מכירים מספיק את העולם העסקי ולכן, על אף שאי אפשר לחשוף לקוחות קודמים יש לוודא כי הניסיון של החוקרים מתאים לצרכים הנוכחיים. חקירות בתוך הארגון ומחוצה לו דורשות גישה שונה ולא פעם יצירתיות כשהמטרה היא להגיע לחקר האמת באמצעים חוקיים.

בדיקה כי החוקר משתמש באמצעים חוקיים ואתיים בלבד

לא פעם החומר המתקבל משמש לתהליכי עימות ואף בבית המשפט. לכן, חשוב מאד לוודא כי המשרד משתמש באמצעים חוקיים ואתיים בלבד. מותר לחוקר ליצור לעצמו דמות חדשה כל עוד הוא לא מציג את עצמו כבעל רישיון שהוא לא מחזיק (כמו עו”ד, רופא ודומיהם). אסור לבצע האזנות סתר שלא כדין ולארגון חשוב לוודא כי אפשר יהיה להשתמש במידע שנאסף, לא רק לצורך קבלת החלטות פנים ארגוניות.

הקפדה על דיסקרטיות משני הצדדים

משרד החקירות חייב לשמור על דיסקרטיות וההמלצה היא ששני הצדדים יעשו זאת. עוד לפני הפניה רצוי להימנע משיתוף המידע ולהעדיף מפגש במקום מוגן שאיש לא יחשוד בו. כבר בשיחה הראשונית אפשר לשאול היכן תתבצע הפגישה ומה רצוי לעשות כדי למנוע מגורמים בארגון לחשוד בדבר. כמובן, המידע צריך לעבור רק לגורם המזמין ולא לאף גורם אחר ואין זה משנה מה תפקידו.

תיאום ציפיות לפני יציאה לדרך

נקודה חשובה שיכולה לסייע לכל הצדדים היא ביצוע תיאום ציפיות בין הצדדים. כדי לבצע את העבודה על הצד הטוב ביותר יש להגדיר איזה מידע ואילו הוכחות נדרשות. כל חקירה שונה וכבר בתחילת הדרך חשוב לבצע תיאום ציפיות ולבנות אסטרטגיה שתוביל לאיסוף המידע ביעילות ובמהירות האפשרית. תיאום ציפיות מאפשר לשני הצדדים לעבוד בצורה טובה יותר ולקבל את התוצאה הרלוונטית בסוף התהליך.

פניה למשרד חקירות שונה מפניה לנותני שירות אחרים

הפניה למשרד החקירות נעשית מתוך מטרה לגלות, לחשוף או לאמת מידע שמישהו מנסה להסתיר. חשיפת החשדות בשלב מוקדם עלולה להוביל לכך שהגורם הנחקר ינסה לחבל במשימה. החשוד עשוי לשנות את התנהגותו ולהערים קשיים על החוקרים אם ידע שהוא “על הכוונת”. לכן, רצוי לשמור את כל המידע ולא לשתף איש בפניה, גם לא שותפים ומנהלים בכירים.

אפשר להבין כי לא קל לקבל המלצות לפני היציאה לדרך. כדי להתרשם מהיכולות האישיות והטכנולוגיות (ראה מידע נוסף במדור טכנולוגיה) של המשרד יש להיכנס לאתר האינטרנט שלו ולוודא כי הוא אכן מתמחה בתחומים הנדרשים לצורך החקירה. בנוסף לכל יש לסמוך על התחושה האישית ולהגיע לפגישה הראשונית במטרה להתרשם. חשוב לשאול שאלות, תהיות, לברר כיצד פועל המקום, מה הניסיון הקודם שלו ולצאת לדרך כשתחושת הבטן חיובית.

בשיתוף: עוגן: משרד חקירות פרטיות