תחום הנהלת החשבונות מעולם לא זכה ליותר מדי יחסי ציבור – באופן טבעי, הוא נתפס כדי אפור וסיזיפי – אך כיום, עסקים שמאמצים את הטכנולוגיות החדשות בתחום מעניקים לעצמם יתרונות מהותיים על פני מתחריהם שעדיין תקועים מאחור.
משרד רואי החשבון בירושלים, אהרן ושות’, מודע היטב לאתגרים העכשוויים החדשים הניצבים בפני עצמאים ועסקים, ולכן פיתח עבור עצמאים, חברות ומשרדי רואי חשבון מערכת טכנולוגית מתקדמת לניהול עסק והנהלת חשבונות באינטרנט הנקראת AccountIT.
באמצעות מערכת להנהלת חשבונות זו, עצמאים יכולים בעצמם להפיק חשבונית אונליין ולשלוח אותה ללקוחות במייל במהירות, ליצור דוחות עבור רשויות המס השונות, לנהל מעקב ובקרה אחר קהל לקוחותיהם וספקיהם, ועוד. כעת, המערכת גם כוללת פיתוח מהפכני חדש: קליטת חשבוניות הוצאות אוטומטית.
בינה מלאכותית לעיבוד נתוני החשבונית
כל בעל עסק ועצמאי מכיר את הרוטינה הזאת: לאחר רכישה מסוימת לטובת העסק, בעל העסק מקבל חשבונית על ההוצאה אשר אותה הוא מעביר לרואה החשבון שמנתח ומעתיק את נתוני החשבונית בכדי להפחית ולקזז את תשלום המס של העסק. פרקטיקה זו דורשת משאבי זמן וכוח אדם, ולפיכך גם מקפיצה את עלות הנהלת החשבונות של העסק.
הפיתוח החדש של מערכת AccountIT מיועד כדי להפחית דרסטית את הזמן וכוח האדם הנדרש לשקלול ההוצאות כחלק מהנהלת החשבונות השוטפת של העסק; ומכאן, גם מוריד את עלויות הנהלת החשבונות אשר על העסק לשלם בהתאמה.
כיצד זה מתבצע בפועל? פשוט מאוד. לאחר שהעסק מקבל את חשבונית ההוצאות לאחר שביצע רכישה, הוא פשוט מצלם אותה באמצעות הסמרטפון, ומעלה את התמונה ישירות למערכת. המערכת מקבלת את התמונה, מעבדת אותה, וגוזרת ממנה את הנתונים הנחוצים, כמו תאריך, סכום, מספר אסמכתא וכו’.
מאחורי הקלעים של הפונקציה החדשנית הזאת עומד אלגוריתם מתקדם מאוד שמבוסס על בינה מלאכותית אשר פותח ומתוחזק על ידי צוות הפיתוח הדיגיטלי של AccountIT.
מערכת זו וגם מערכות אחרות לניהול עסק והנהלת חשבונות הופכות ליותר ויותר נפוצות בשנים האחרונות, ומספר הולך וגדל של עסקים קטנים, בינוניים, חברות ומשרדי רואי חשבון מאמצים אותן. מערכות אינטרנטיות כאלה נותנות אפשרויות ניהול, הפקת מסמכים ויצירת דוחות שבעבר היו פתוחות רק לחברות עם תקציבי ענק; אך כעת, עם התפתחות הטכנולוגיה, הן נגישות ופתוחות גם לעסקים קטנים.
כך, עסקים אשר בוחרים להשתמש במערכות דיגיטליות להנהלת חשבונות מעניקים לעצמם יתרון תחרותי חשוב על פני עסקים אחרים שעדיין משתמשים בכלים ידניים והרבה פחות יעילים.
