מדוע תהליך גיוס עובדים צריך לקחת כל-כך הרבה זמן?

בשיתוף ברק רום

כשהתחלתי את דרכי כמגייס בחברה קטנה ונכשלתי שוב ושוב בתפקידי כמגייס אשר אמור להביא עובדים איכותיים לחברה, חשבתי שהבעיות איתן אני מתמודד הן ייחודיות רק עבורי. אני זוכר את המנכ"ל קורא לי לשיחה ומתלונן על העובדה שעובדים חדשים אינם מחזיקים מעמד ורבים אף אינם עוברים את תקופת ההכשרה או החפיפה. הניסיונות שלי למצוא את העובדים האיכותיים עברו תלאות של קריאת אלפי קורות חיים, שיחות עם ממליצים וראיונות עבודה. אפילו, פניתי לחברים ומכרים וחיפשתי גם בגוגל, אך ללא הואיל, לאף אחד לא נראה שהייתה שיטה או תשובה לכך.

מאז עברו כבר שנים וחוץ מזה שאני התבגרתי והילדים גדלו, לא הרבה השתנה. אני עדיין קורא קורות חיים, מדבר עם ממליצים, עורך ראיונות ומחפש פתרונות חדשים. ומה השתנה בכל זאת אתם שואלים? למדתי שכולנו חווים את אותם הקשיים. זה לא רק אני. עם כל הניסיון אשר בא עם השנים בגיוס עובדים, אני יודע שכדי לגייס עובד מתאים פשוט צריך לעבוד קשה ולהקטין את האפשרות לבחור מועמד שאיננו מתאים, בייחוד בחברה של כמה עשרות עובדים. אז מה בדיוק למדתי שעוזר לי בתהליך? בואו נתחיל.

הנחת היסוד שלי בגיוס עובדים

ההנחה הבסיסית שלי בעת גיוס עובדים, היא שכל המועמדים "משחקים" אותה, אפילו אם במקצת, בכל שלבי התהליך. ואני לא אומר זאת כמשהו רע, הרי כל אדם העומד במבחן שאותו הוא רוצה לעבור ינסה לבצע אותו בצורה הטובה ביותר שהוא רק יכול.

ולכן, זה רק טבעי שמועמד יכתוב בקורות החיים את כל הצדדים היותר טובים שלו ולא ידגיש את השליליים וכך גם בשיחת הטלפון או בראיון העבודה עמו.

והרי בעבודה השוטפת אנחנו לא מתפקידים מאה אחוז מהזמן כמו במבחן. יש ימים טובים יותר ויש כאלו שפחות. לפעמים אנחנו לא בשיאנו, אם מבחינה גופנית או נפשית, דבר שמשפיע על היכולות שלנו.

את זה למדתי ב”דם” לאחר שניסיתי במשך תקופה ארוכה לאבחן מועמדים לפי מי ש"שיחק" אותה הכי טוב. מי שדיבר הכי יפה או מי שהרשים אותי הכי הרבה.

הדבר העיקרי שלקחתי עמי מתקופה זו, הוא שהמטרה העיקרית שלי בגיוס היא למצוא את המועמדים המתאימים ביותר לתפקיד. כלומר, מי יכול מבחינה מעשית לבצע אותו הכי טוב, אם מבחינה מקצועית ואם מבחינה התאמתו לאופי הארגון.

שלב אפס – "שיווק" המשרה

בשלב זה, אני כותב את תיאור המשרה ומפיץ אותה לכל לוחות המודעות והגורמים השונים עמם אני עובד.

בנוסף, אני מכין את המייל שלי עם התיקיות המתאימות כך שהפניות של מועמדים יתויקו במקום המתאים. סיגלתי כבר לעצמי צורת עבודה קבועה וסטנדרטית, כך שאני יודע איפה כל משרה נמצאת ואיך אני אוכל להעביר מועמדים בהמשך כדי לשמור על הסדר והארגון.

שלב ראשון – סינון קורות חיים גס

השלב הראשון, מטרתו היא לצמצם את כמות קורות החיים שאני מקבל כל יום מהמקורות השונים. בו אני פשוט "סורק" במהרה את קורות החיים, מנסה להבין האם המועמד מתאים למשרה באופן כללי. אני בוחן את אותן הנקודות שאני צריך בכל קורות החיים. הכי קל לבדוק קודם את כתובת המועמדים ופרטים עיקריים כדי לראות בכלל שהמועמד עם ניסיון מספיק ושהוא בכלל בתחום ובמיקום הרלוונטי עבורי.

זה שלב משעמם ומייגע, אני אומר זאת בלב כבד משום שביצעתי אותו במשך שנים ואני יודע בוודאות שפספסתי לא אחת מועמדים איכותיים.

שלב שני – סינון מעמיק יותר

לאחר שאני נשאר עם כמות סבירה של קורות חיים, אני מעוניין לענות על שתי שאלות עיקריות: עד כמה המועמד מקצועי בתחום אליו אני מגייס? ודבר נוסף הוא מי האדם ש"עומד מולי"? (האם המועמד מתאים לעבוד בארגון שלי ברמה האישית).

לצורך כך נדרשת כבר היכרות מעמיקה יותר עם התפקיד אליו אני מגייס, במידה ויש חברות אשר ניסיון עבודה בהן עשוי ללמד על איכות גבוהה יותר של המועמד, אני בודק ניסיון כזה ובוחן האם ישנם ממליצים מאותן חברות. במידה וישנם מושגים מקצועיים אשר רק בעלי ניסיון בתחום הספציפי יכולים להשתמש בהם, אני בודק האם הם ישנם בקורות החיים.

כדי להכיר את המועמד טוב יותר לפני שיחת הטלפון, אני לוקח את כתובת האימייל שלו, ואת השם ומחפש אותם בגוגל. אני דואג להיכנס לפרופיל שלו בלינקדאין בלי להיות מחובר ללינקדאין כמובן, כדי להימנע ממצב בו המועמד יראה שהסתכלתי לו בפרופיל. שם, אני מחפש פעילות משמעותית, באילו קבוצות הוא חבר, על מה הוא כותב ועוד.

לאחר מכן, אני נכנס לפייסבוק ועם מעט מאוד דעות קדומות (משתדל מאוד), אני בודק אילו פוסטים הוא מפרסם, אילו תמונות הוא מעלה? איזה תוכן הוא צורך? על ידי בדיקת העמודים עליהם הוא לחץ לייק, על הפוסטים אותם הוא אהב או הגיב.

שלב שלישי – שיחת הטלפון

הללויה ! עכשיו יש לי מספר מצומצם מאוד של קורות חיים – בדרך כלל 5 – 10 קורות חיים מתאימים מאוד. זה הזמן לחייג לכל אחד מהמועמדים ולבחון התאמה עם המידע שאספתי על המועמד. זה שלב חשוב מאוד, משום שבדרך כלל, קורות החיים הם מסמך שעבר ליטוש ושבררו בו כל מילה וכל אות.

ולעומת זאת בשיחה, אין אפשרות לברור מילים ואז מתגלים פעמים רבות פרטים אשר אינם תואמים את הכתוב בקורות החיים (או דווקא מחזקים את הכתוב בקורות החיים). כאן יש הרבה מגע אישי ואינטואיציה שלי אשר התפתחו במשך השנים האחרונות. אם בשיחת הטלפון המועמד תואם את המידע שיש לי לפני השיחה אני מתקדם איתו לריאיון פנים אל פנים.

שלב רביעי – ריאיון עבודה

אנשים רבים קוראים לשלב הזה ריאיון ראשון אך כפי שאתם מבינים מדובר כאן למעשה בריאיון שני בו אני רוצה לראות את המועמד עצמו, עד כמה הוא משדר אותנטיות, האם הוא מלא תשוקה לתפקיד, האם הוא מתאים לתרבות הארגונית? או שלא. היות ואני יודע שכאן כולם "משחקים" ויש כאלו שהם שחקנים טובים וכאלו שלא נולדו עם כשרון הבמה המתאים, אני פחות מתמקד ביכולות ה"משחק" של המועמד ויותר חשוב לי לקבל ממנו מה התפוקות והפרויקטים שהוא עצמו ביצע בתפקידים קודמים.

שלב חמישי – זימון לריאיון שני, "ראיון מקצועי"

כל ארגון והאופי שלו, אך במרבית הארגונים בהם עבדתי, התעקשתי על קיום של ריאיון שני בכל תפקיד ולא משנה מה התפקיד. מטרת הריאיון השני שבדרך כלל נעשה על ידי אדם אחר בארגון, היא לבדוק את יכולותיו המקצועיות על ידי המנהל הישיר וכן לראות שיש התאמה אישית בין המנהל למועמד. הרי שניהם הולכים לעבוד ביחד וצריכים לערוך היכרות ולבדוק מבחינה אישית ותקשורתית שיוכלו לעבוד ביחד בצורה טובה.

קבלה לעבודה

כעת זה כבר משתנה מארגון לארגון, אך בדרך כלל נכנסים עכשיו לשלב בו מתחילים את גיבוש הסכם העבודה מול העובד, תאריך תחילת העבודה ושיבוצו של העובד. שימו לב שמגייסים רבים מפספסים את השלב הזה כשלב נוסף לגיבוש העמדה המקצועית שלנו כמגייסים על העובד ולו אף כדי להפיק לקחים לגיוס הבא. חשוב לשים לב איך המועמד מתנהג כשהוא מרגיש כבר שהתפקיד בכיס שלו, האם הוא תואם את הנתונים שאספנו עליו בשלבים הקודמים? האם צצות התנהגויות שאינן תואמות את המקובל בארגון שלנו?

טיפ לסיום

במהלך השנים האקסל והאאוטלוק היו החברים הטובים ביותר שלי (יחסי אהבה שנאה אמיתיים), שם הכל נמצא. באאוטלוק, כל קורות החיים וההתכתבויות עם מועמדים. באקסל כל הפרמטרים על המועמדים על פי התפקיד אליו אני מגייס. כולל דירוג, מחשבות על המועמד, נתונים שנאספים עליו ועוד.

אך כפי שאני סבור כבר לא מעט שנים, זה חלל שחברות ירימו בו את הכפפה ויפתחו כלים אשר יקלו על העבודה.

ישנם אמנם כמה מערכות שאמורות לעזור בגיוס העובדים, אך מרביתן מסרבלות אותו אף יותר, או שלא מתאימות לאופן העבודה שלי.

ובהחלט ישנם מספר כלים אשר קיימים בעולם ומשום מה בישראל הכלים הללו לא נפוצים, לאחרונה נתקלתי בכלי אחד שפשוט שינה לי את החיים המקצועיים מקצה לקצה, אז החלטתי להמליץ לכם עליו.

הכלי הזה שייך לחברת סטארטאפ ישראלית בשם נוביאופוס. ומלבד להתקשר למועמדים, התכנה מבצעת במקומי את כל התהליכים שתיארתי כאן בשלב הראשון והשני ממש כמו במטה קסם. מה זה אומר? פשוט, התכנה מקבלת את כל קורות החיים (אין יותר קורות חיים באאוטלוק!) ויודעת לסנן אותם באופן חכם מאוד כך שהיא מדרגת לי את המועמדים גם על פי התאמתם לתפקיד וגם על פי ההתאמה האישית שלהם לארגון שלי. לאחר מכן, אני ממשיך את התהליכים הרגילים שלי אך עם סט של כלים לתיעוד הגיוס של המועמד וניהול השלבים של הגיוס בלי אקסלים ובנוחות אדירה.

לסיכום

התפקיד שלנו כמגייסים הוא לכאורה פשוט: "למצוא את המועמד המתאים ביותר לתפקיד אליו אנחנו מגייסים". אלא שהמשימה הזו ברוב הפעמים איננה פשוטה כלל וכלל. משום שאנחנו צריכים לקחת בחשבון כל כך הרבה מרכיבים עד שקשה לפעמים לחבר את כל הנקודות על המועמד. אמנם בשנים האחרונות צצים פתרונות טכנולוגיים אשר את אחד מהם מניתי כאן. אך גם עם העזרה האדירה אשר הכלים הללו יכולים להביא לחיינו המקצועיים, עדיין בסופו של יום אנחנו צריכים לדעת האם המועמד מתאים למשרה אותה אנחנו מעוניינים לאייש או לאו.

מה שחשוב הוא לשמור על פשטות בתהליך מצד אחד ומצד שני לדעת שככל שנצליח להבין טוב יותר את המועמדים, כך נוכל לבחור את המועמד המתאים ביותר.

בשיתוף ברק רום