איך לנצל את ספירת המלאי לשיפור רווחיות העסק

בשיתוף ברק רום

מאת:עופר שטרית - מנהל חטיבת יועצים עסקיים - התאגדות העסקים

על פניו, הצורך בספירת מלאי העסק הינו חשבונאי ומטרתה להציג את תמונת המצב של המלאי בעסק ומדידת הערך הכספי שלה כחלק מנכסיו העיקריים של העסק.

“אני עושה ספירת מלאי כי הרו”ח חייב לדעת כמה מלאי יש בסוף שנה…”. יותר מפעם אחת נתקלתי במהלך עבודתי בבעלי עסקים קמעונאים שאומרים לי את המשפט הזה. אכן כך?

אם ננסה לנצל את ההזדמנות הזו בסוף השנה ולקחת את נתוני ספירת המלאי בכדי להתחיל ולנהל אותו באופן שוטף במקום שהוא ינהל אותנו לאורך השנה (“הספקים שואבים ממני הרבה זמן”, “שלא תחסר סחורה…”) נוכל לשפר את התנהלות העסק והכי חשוב את רווחיות העסק.

כיום אין כמעט עסק קמעונאי שלא עובד עם קופה רושמת המאפשרת ניהול מלאי שוטף המציג את כמות המוצרים הקיימים בחנות, כמה יחידות מכל מוצר נמצאות בעסק ומהן המכירות מכל מוצר. לכן, כל מה שנותר לבעל העסק הינו להזין את נתוני ספירת המלאי לתוך מערכת הקופות ומכאן מתחילים לשפר את העסק. אז איך עושים זאת?

מצב בו המלאי מוזן לתוך הקופות באופן שוטף מאפשר שליטה מלאה בכמות הסחורה הנמצאת בעסק בכל זמן נתון. מידע זה מאפשר לבעל העסק לדעת אילו הם המוצרים הנמכרים ביותר, מהם המוצרים דלי המכר וכמה מלאי שווה להחזיק בעסק בזמן נתון.

סחורה שווה כסף, וסחורה שיושבת על המדפים ולא נמכרת היא כמו כסף שיושב בעסק ולא עושים בו שימוש. אז לשאלה איפה הכסף בעסק ניתן למצוא את התשובה על המדפים. לכן, בכדי שנוכל לנצל במקסימום האפשרי את המלאי שברשותנו להלן מספר הצעות:

1. ניהול מגוון המוצרים בחנות מאפשר למיין את המוצרים שנמכרו פחות ולהוריד אותם מהמדף או להקטין את רכישתם לכמות הנדרשת. דמיינו שספק מציע לכם מבצע משתלם על קניית כמות סחורה. כאשר המלאי ינוהל לא תשקיעו את כספכם בקניית סחורה שתשכב על המדפים אלא תקנו את המוצרים הנמכרים ובכך תשיגו את הרווחיות מהעסקה בזמן יותר מהיר.
2. חלקו את מגוון המוצרים בחנות לקטגוריות וכל קטגוריה חלקו לקבוצות שונות. חלוקה זו תציג בפניכם תמונה מדויקת מהן הקטגוריות המובילות ביותר ובתוך כל קטגוריה מהי הקבוצה התורמת יותר לצמיחתה של הקטגוריה. נתון זה יאפשר לכם להסיט את מירב המאמצים לקטגוריות המובילות ובכך להגדיל את המכירות בחנות ואת הרווחיות בצורה המקסימלית וזאת ללא שום השקעה נוספת.
3. בעסקים רבים מוצרים דלי מכר תופסים שטח מדף שווה למוצרים הנמכרים בתדירות גבוהה. מצב זה גורם לחוסר יעילות במידוף החנות ולא מנצל בצורה טובה את יכולות המכר בחנות. הקצו לקטגוריות המובילות שטח מדף גדול יותר ע”ב הנתונים ממערכת הקופות. מהלך זה יגדיל מאוד את כמות המכירות בחנות בכך שהחנות תציע ותחשוף יותר את המוצרים שהלקוחות שלכם מחפשים. זהו מהלך נוסף שיעלה את הרווחיות בעסק, וכן, גם הוא ללא השקעה נוספת…

הרבה בעלי עסקים טוענים שהם יודעים בדיוק מה מוכר יותר ומה מוכר פחות. נכון, הניסיון שצובר בעל עסק שווה ערך מאוד גדול לפעילות של העסק. בימינו, כאשר בעל העסק צריך לעסוק בכל כך הרבה דברים שישמרו על תפקודו התקין של העסק אין לא יכולת לשים את האצבע על הנתונים המדויקים בזמן נתון. מרבית בעלי העסקים שעבדו איתי הופתעו לדעת כי במהלך פשוט ביותר של ניהול מלאי התגלו בפניהם נתונים שלא העלו בדעתם והובילו באופן ישיר להגדלת הרווחיות שלהם בעסק.

נקודת המוצא של כל עסק באשר הוא הינה שההוצאות הקבועות בו (שכ”ד, ארנונה, חשמל, עובדים…) ישולמו כל חודש ללא קשר לגודל מחזור המכירות. לכן, אם לא ניתן לצמצם משמעותית הוצאות אלו אזי ניתן להגדיל את המכירות ללא השקעה נוספת. מהלך כזה ע”פ המלצותיי יוביל באופן ישיר להגדלת הרווחיות בעסק ו”הורדת” הכסף שאינו מנוצל מהמדפים ישירות לחשבון הבנק.

במהלך שנותיי כבעלים של רשת קמעונאות פיתחתי שיטת עבודה הבנויה על ניהול מלאי החנות והקצאת שטחי המכירה בהתאם למכירות החנות. שיטה זו מביאה תוצאות מידיות לעסק בהגדלת הרווחיות, שיפור מגוון החנות והורדת העיסוק אל מול הספקים. בתפקידי הנוכחי כיועץ ומלווה לעסקי קמעונאות העברתי שיטה זו לעשרות עסקים שהחלו להגדיל את מכירות העסק ושיפור הרווחיות.

כאשר משלבים לשיטה זו תכנון פיננסי נכון ע”י תמחור מדויק, ניהול מגוון המוצרים ובניית תזרים מזומנים מובילים את העסק לשיפור הרווחיות ולהזרמת כסף שהיה חסר לבעל העסק ואפילו את היכולת להוביל לפיתוח העסק והתרחבותו.

נצלו את ספירת המלאי הקרובה להטמעת הכלים שהענקתי לכם וראו איך התוצאות מגיעות מיד.

כותב טור זה הינו בעלים של חברת ייעוץ וליווי לעסקי קמעונאות ומשמש כמנהל חטיבת היועצים העסקייםבהתאגדות העסקים הקטנים בישראל.

בשיתוף ברק רום