בשיתוף ברק רום
התשובה לכל השאלות האלו ועוד היא ברורה וחד משמעית: פונים למומחים בדבר!
אומנם אתם מקצועיים בתחומכם, אך אין שום סיבה בעולם שתדעו איך לארוז ולהעביר חוות שרתים, איך מטפלים בארון תקשורת ומה עושים עם ריהוט משרדי משומש.
אז איך עושים זאת? קבוצת יששכר - חברה משפחתית ותיקה בעלת למעלה מ- 30 שנות ניסיון בתחום ההובלות - שמחה לנדב כמה טיפים מנצחים למנהלים ולבעלי חברות, שאוטוטו עומדים לארוז-לעבור-להתמקם מחדש:
ניהול ותכנון - הנחת היסוד היא כי הכי חשוב למעסיק לא להפסיד שעות עבודה יקרות ולכן הפתרון הוא להעביר את הטיפול לידיים מיומנות ולא להעמיס עוד על העובדים או על המנהלים, שממילא עמוסים בהכנות למעבר הממשמש ובא. מה עושים? מעבירים את הטיפול מרמת החובבנות לרמת המקצוענות. פונים לחברה אמינה שיש לה צוות יועצים, טכנאים, אורזים, מובילים ומפרקים מקצועיים ועתירי ניסיון (להבדיל מכוח עבודה צעיר ומזדמן – זה אולי מתאים להעביר דירת סטודנטים, אך לא ארגון רציני). הצוות המקצועי עורך תכנון מדויק ומקדים לכל שלבי המעבר, כולל תרשימים, חלוקת תפקידים, בניית לו”ז וגאנט פעילות, הערכת כמויות וחומרי אריזה, תכנון ההעמסה והפריקה לפי סדר חשיבות ועוד שורה ארוכה של פעולות מקדימות. זיכרו- קשה באימונים, קל במעבר.
התוצאה של תכנון מדויק הוא עובדים שעוזבים את המשרד בתום יום העבודה בשעה 17:00 ולמחרת מגיעים בבוקר ללוקיישן החדש, מדליקים את המחשב שכבר מחובר וממשיכים לעבוד בדיוק מאותה הנקודה בה הפסיקו אמש. אפילו מכונת הקפה והספל האישי כבר במקום.
להקדים הדרכה למכה - עובדים רבים, בכל הדרגים, חוששים ממעבר ובואו נודה, מדובר בכאב ראש לא קטן בנוסף לעבודה השוטפת. חברת הובלות מקצועית תוכל להפיג חלק גדול מהחששות בזכות הדרכה אישית מוקפדת מראש לגבי האופן שבו יש להשאיר את החפצים והציוד האישי והמקצועי. מה למשל? לא כדאי לרשום עם טוש או על גבי פתק לאן מיועד כל ארגז, שכן בשיטה זו יש נטייה לציוד ללכת לאיבוד מאחר ולא תמיד הכתב ברור ופתקים נוטים להיתלש בדרך. במקום זאת, כל מחלקה בארגון מקבלת מדבקות מיוחדות בצבעים שונים (יש עד 18 צבעים), כך שגם מפעלים או ארגונים המתפרשים על פני כמה קומות או כמה בניינים יחזירו את פעילותם לרמתם הקודמת במהירות ובשלמות. בנוסף, מקימים בכל קומה חדר אבדות ומציאות ליתר ביטחון.
זהירות, שביר - אין היום ארגון בלי ציוד רגיש ושביר. בעיקר מחשבים, שרתים וציוד טכני יקר ערך. אז איך מעבירים מחשב, ראוטר, טלפון וציוד אלקטרוני עדין? רמז: לא בקרטון שמצאתם ליד המכולת. בקבוצת יששכר ממליצים לא להתפשר ולבחור בקרטונים ייעודיים בעלי דופן משולשת בגודל שמתאים בדיוק למחשב בשלמותו, על כל חלקיו וכבליו, כך שעמדת המחשב / העבודה תהיה מוכנה למעבר באופן מושלם, עד רמת האטב.
ומה קורה עם חוות שרתים או חדרי תקשורת? את משימת העברתם של אלו אתם ממש לא רוצים להשאיר לחובבנים. פנו לחברת הובלה המעסיקה צוות טכנאים מיומן שתפקידו להעביר את כל הציוד הרגיש – המהווה את הליבה של הארגון – בכלובים ובעגלות המיועדים לציוד כבד של 800 ק”ג ויותר. הטכנאים מבצעים מיפוי יסודי של המכשור כך שירכיבו אותו בקלות ובפשטות בנקודת היעד. כך תעברו מ-off ל-on במינימום תקלות ועיכובים. המהלך חשוב במיוחד בארגונים עם לקוחות אסטרטגיים ברחבי העולם וכן למשרדי ממשלה, בנקים, מוסדות רפואיים וגופים ביטחוניים.
סודי ביותר - לכל ארגון יש ציוד או מסמכים סודיים ורגישים שכדאי מאוד שלא יאבדו (פטנטים, הסכמים, חוזים, מרשמים, נוסחאות, משכורות ועוד). חשוב לוודא שהציוד האישי והסודי יועבר בצורה מאובטחת ברכב נפרד עם צוות קטן וייעודי. יש לכך חשיבות בייחוד בכל הנוגע לחיי אדם, למשל ציוד של מפעלים רגישים, מעבדות רפואיות וכדומה. דאגו שיש לחברת ההובלות מענה מקצועי למידע שהוא הנכס שלכם. כבר שמענו סיפורים על מסמכים סופר-רגישים שנמצאו במזבלה השכונתית…
Fifo או Lifo? - תלוי באופי החברה ובצרכים שלה. בתכנון מקדים של המעבר תחליטו ביחד מה הכי חשוב שייארז אחרון וישוב לפעול ראשון. במעבר של מפעל, מוסד או חברה גדולה יש כמה וכמה צווארי בקבוק קריטיים שבהם נוטים העניינים להיתקע ואף להסתבך. חברה הובלה אמינה תדאג למצבת כוח אדם מספקת ולחלוקת תפקידי ותחומי אחריות כך שהכל יזרום על מי מנוחות. לעיתים ייעשה המהלך כתף אל כתף עם הטכנאים בחברה ולעיתים כל המלאכה תבוצע בידי צוות חיצוני המתמחה בכך. מה שחשוב זה לוודא שלחברה שאתם שוכרים יש את כל הכלים ליישם את המעבר מבחינת כוח אדם, ציוד וניסיון.
קשר ארוך טווח - שינוע סחורה על בסיס קבוע ממשרד למשרד ומסניף לסניף מצריכה בחירת פרטנרים אחראיים שילוו אתכם לאורך כל הדרך, תרתי משמע. פעולות כמו ספירת מלאי, מענה מהיר לדרישות השוק (השקה, הפצה, איסוף), הובלות בשעות לא שגרתיות ודחופות מהיום להיום ועוד הן רק חלק מהשירותים שפרטנר אמין בתחום ההובלות אמור לספק ולהעניק לכם ראש שקט לניהול ולהצלחה.
פינוי והתחדשות - לא פעם מעבר מקום של חברה, משרד או מפעל הוא גם זמן להתחדשות ברהיטים חדשים ובציוד טכנולוגי חדיש. חברת הובלות יסודית תדאג לפינוי הציוד הלא רצוי והעברתו לחברות המתמחות במיחזור או לתרומה לקהילה.
אישורים - בשעת המעבר יש למנהלים ולבעלים ריבוי משימות והם לא יכולים להיות נוכחים בעת ובעונה אחת בכל הנקודות הקריטיות. חשוב לבחור בנותן שירות שאפשר לסמוך עליו בראש שקט. חשוב לבקש מכתבי המלצה ואף לשוחח ישירות עם ממליצים מארגונים בעלי אופי דומה כדי לשמוע חוות דעת מנומקת. אתרי אינטרנט יפים ואלפי לייקים בדף הפייסבוק הם לא תמיד מדד לשביעות רצון אמיתי מהשטח. חשוב לוודא אישורים כמו אישור לעבודה בנהלים ISO9001, פוליסת ביטוח סחורה במעבר, רישיון מוביל, בטיחות בתעבורה, הפעלת מנוף ועוד.
הסכם כתוב - מומלץ לא לוותר על הסכם כתוב ומפורט, כולל מידע על כל הציוד ודרכי הטיפול בכל פרט ופרט, לוח זמנים, כוח אדם, תוספות מיוחדות, עלויות וכך הלאה.
אקסטרה – שירותים נוספים שיש לתת עליהם את הדעת לקראת מעבר הם השכרת מחסנים במידת הצורך ובהתאם לציוד (דינם של ספרים שונה מדינם של מחשבים), שירותי אריזה ועטיפה מקצועיים, שימוש במנופי העמסה הידראוליים, אספקת בעלי מקצוע לתשתיות תקשורת, מכירת חומרי אריזה שונים ומגוונים, הוספת נגרים ומרכיבים לפירוק ובניית רהיטים, שמירת ואפסנת מיכון וציוד מיוחדים, ליווי פרויקטים לוגיסטיים, שילוח בינלאומי, ייעוץ עסקי לקראת מעבר ועוד.
העסק שלכם חשוב מדי מכדי שתשאירו את העניינים לכמה חבר’ה צעירים שרכשו משאית והחליטו שהם מובילים. הצוותים של קבוצת יששכר העבירו שורה של חברות ומפעלים מובילים במשק, בהם אסותא, רשות שדות התעופה, טבע, Microsoft, אלקטרה, אוסם, שטראוס, nice, hp, הבורסה לניירות ערך, סלקום, בנק ישראל, קוקה קולה, כביש 6 ועוד רבים וטובים, כך שכדאי להשאיר את הטיפול המקצועי בהובלה למובילים בתחומם.
בשיתוף ברק רום
טעינו? נתקן! אם מצאתם טעות בכתבה, נשמח שתשתפו אותנו