הפרט האחד שכולם צריכים להוסיף לכל אימייל

אחד מהדיסוננסים הקוגניטיביים הגדולים ביקום הוא אימייל: כולם שונאים לקבל מיילים ארוכים, אבל משום מה נהנים לשלוח כאלה לאחרים, כאילו שהכלל "מה ששנוא עליך לא תעשה לחברך" לא חל על תקשורת דיגיטלית (אגב, אותו דבר אמור על הודעות קוליות בוואטסאפ – אבל על כך נרחיב אולי בפעם אחרת). Claude מביאה לנו שיטה שמציעה בת’ פורד, מנכ"לית תאגיד מוצרי החלב האמריקאי Land O’ Lakes במינסוטה.

"אני עובדת הרבה דרך אימייל וטקסט. המטרה שלי היא לסקור את מה שנכנס ולהפריד את מה שאני יכולה לענות עליו”, היא אמרה לאחרונה בראיון למגזין העסקים Fast Company. "אני תמיד אומרת לצוות שלי: 'בבקשה אל תכתבו לי רומן, אני לא אקרא אותו’. פשוט אין לי את הזמן. במקום זאת, כתבו בשורת הנושא במה מדובר, ואמרו לי מראש – האם נדרשת החלטה, או שאתם צריכים שאסתכל על משהו, או שזה ‘כשיהיה לך זמן, תסתכלי על זה’ – כך שאוכל לתעדף ביעילות ולהגיב כשאני צריכה".

לדבריה, אם כולם היו מוסיפים את השורה הזו בסוף האימיילים שלהם – "בבקשה אל תכתבו לי רומן, אני לא אקרא אותו" – עם הזמן, הרומנים היו מפסיקים להגיע. נכון, זה מעט ישיר, שלא לומר מעליב כלפי בעלי נטייה לכתיבת רומני מייל. אבל הם יצטרכו להתרגל לרעיון שמלבד ‘פעם ב-’, מיילים צריכים להיות קצרים ולעניין.

אך העצה של פורד לא מונעת לחלוטין שליחה של מיילים ארוכים – היא פשוט מנחה את העובדים לסכם כבר בשורת הנושא את השורה התחתונה של המייל, ולא לכתוב רומנים כאשר זה לא נצרך. היא מרשה לכתוב מיילים ארוכים, אך בעצם מתנצלת מראש על כך שבגלל הזמן המוגבל וכמות העבודה שלה היא כנראה לא תקרא את האימייל אם הוא ארוך.

בשנים האחרונות, מקומות עבודה רבים עובדים פחות עם מייל ויותר עם תוכנות צ’אט כמו Slack, בדיוק משום שהן מאפשרות תקשורת מהירה וישירה על ידי צמצום הקדמות הנימוסין והסיכומים המיותרים. אבל בעצם, אין שום מניעה לקצר גם את המיילים ולהפוך אותם לכלי תקשורת יעיל יותר המתאים ל-2024.